Giới thiệu về Công văn 496/GSQL-GQ1 năm 2016

Công văn 496/GSQL-GQ1 do Cục Giám sát quản lý về Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về việc in và lưu trữ tờ khai hải quan điện tử. Đây là văn bản chỉ đạo quan trọng giúp thống nhất quy trình thực hiện giữa người khai hải quan và cơ quan hải quan, giảm thiểu thủ tục hành chính giấy tờ và tối ưu hóa công tác quản lý hồ sơ hải quan trong bối cảnh hiện đại hóa ngành hải quan.

Quy định đối với người khai hải quan về việc in và lưu trữ tờ khai

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân thực hiện khai báo hải quan, Công văn hướng dẫn các nội dung cốt lõi sau:

• Người khai hải quan có trách nhiệm tự in tờ khai hải quan điện tử từ hệ thống thông tin của cơ quan hải quan để phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp.
• Tờ khai hải quan được in ra phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ các thông tin đã được thông quan hoặc giải phóng hàng trên hệ thống dữ liệu của cơ quan hải quan.
• Doanh nghiệp phải thực hiện ký tên, đóng dấu hợp pháp trên tờ khai hải quan giấy được in ra từ hệ thống để làm cơ sở pháp lý khi xuất trình cho các cơ quan chức năng khác (như cơ quan Thuế, Công an, Quản lý thị trường) khi có yêu cầu kiểm tra.
• Thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan và các chứng từ kèm theo hồ sơ hải quan phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của Luật Hải quan hiện hành (lưu trữ trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai).

Quy định đối với cơ quan hải quan về việc lưu trữ hồ sơ

Nhằm đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin, công văn cũng hướng dẫn rõ trách nhiệm của cơ quan hải quan các cấp:

• Các Chi cục Hải quan không bắt buộc phải in và lưu trữ tờ khai hải quan dưới dạng giấy đối với các tờ khai đã được thực hiện thông quan điện tử hoàn toàn, trừ các trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật.
• Thông tin về tờ khai hải quan điện tử của doanh nghiệp đã được lưu trữ an toàn, bảo mật và hệ thống hóa trên cơ sở dữ liệu tập trung của ngành Hải quan.
• Công chức hải quan khi thực hiện kiểm tra, giám sát hải quan hoặc giải quyết các thủ tục liên quan sẽ tra cứu thông tin trực tiếp trên hệ thống điện tử, hạn chế tối đa việc yêu cầu doanh nghiệp xuất trình tờ khai giấy, trừ trường hợp hệ thống gặp sự cố hoặc có yêu cầu kiểm tra chuyên ngành đặc thù.

Ý nghĩa và tác động của hướng dẫn

Việc triển khai thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn 496/GSQL-GQ1 mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước:

• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Giảm thiểu tối đa chi phí in ấn, văn phòng phẩm và không gian lưu trữ hồ sơ giấy cho cả doanh nghiệp và các cơ quan hải quan địa phương.
• Tăng cường tính minh bạch: Việc lưu trữ dữ liệu điện tử giúp ngăn ngừa tình trạng sửa đổi, làm giả hồ sơ, đồng thời giúp việc tra cứu thông tin được thực hiện nhanh chóng, chính xác khi có hoạt động thanh tra, kiểm tra sau thông quan.
• Thúc đẩy hiện đại hóa: Góp phần hoàn thiện lộ trình chuyển đổi số của ngành Hải quan Việt Nam, hướng tới mô hình Hải quan số và Hải quan thông minh, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.