Công văn 4889/TCHQ-GSQL năm 2019 do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc quản lý, xác định và báo cáo định mức thực tế sản xuất của các Doanh nghiệp ưu tiên (DNƯT). Văn bản này góp phần thống nhất quy trình thực hiện giữa cơ quan hải quan địa phương và doanh nghiệp, đồng thời bảo đảm quyền lợi tối đa cho các doanh nghiệp đáp ứng điều kiện ưu tiên.

- Quy định về việc tự xây dựng và quản lý định mức thực tế của DNƯT

Tổng cục Hải quan đưa ra hướng dẫn cụ thể về trách nhiệm và quyền hạn của doanh nghiệp ưu tiên trong việc thiết lập định mức sản xuất:

• Doanh nghiệp ưu tiên có quyền tự xây dựng, quản lý và lưu trữ định mức thực tế sử dụng nguyên liệu, vật tư cho từng mã sản phẩm xuất khẩu trực tiếp trên hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống quản trị sản xuất (như ERP) của đơn vị.
• Định mức thực tế phải phản ánh chính xác lượng nguyên liệu, vật tư thực tế tiêu hao để cấu thành nên một đơn vị sản phẩm, bao gồm cả tỷ lệ hao hụt tự nhiên hoặc hao hụt do quy trình công nghệ.
• Doanh nghiệp không bắt buộc phải thông báo định mức thực tế cho cơ quan hải quan trước khi tiến hành sản xuất, nhưng phải đảm bảo tính sẵn sàng, minh bạch của dữ liệu để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi có yêu cầu.

- Trách nhiệm báo cáo quyết toán và giải trình số liệu định mức

Công văn nhấn mạnh vai trò tự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp ưu tiên trong hoạt động báo cáo quyết toán năm tài chính:

• Khi thực hiện báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp ưu tiên phải sử dụng số liệu định mức thực tế đã được theo dõi, ghi nhận và kết chuyển trên hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam.
• Số liệu định mức thực tế phải thống nhất với số liệu xuất - nhập - tồn kho của nguyên liệu, vật tư và thành phẩm đã được ghi nhận trong báo cáo tài chính được kiểm toán của doanh nghiệp.
• Trong trường hợp phát sinh sự chênh lệch hoặc biến động bất thường về định mức giữa các chu kỳ sản xuất, doanh nghiệp có trách nhiệm chủ động giải trình rõ nguyên nhân kỹ thuật hoặc nguyên nhân khách quan với cơ quan hải quan quản lý trực tiếp.

- Phương thức kiểm tra, giám sát của cơ quan Hải quan đối với DNƯT

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp ưu tiên nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả quản lý nhà nước, phương thức kiểm tra được quy định như sau:

• Cơ quan hải quan áp dụng nguyên tắc quản lý rủi ro và tôn trọng tính tự tuân thủ của doanh nghiệp ưu tiên. Việc kiểm tra định mức thực tế tại trụ sở doanh nghiệp chỉ được thực hiện khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật rõ ràng hoặc trong các đợt đánh giá lại điều kiện doanh nghiệp ưu tiên theo định kỳ.
• Khi tiến hành kiểm tra, công chức hải quan sẽ đối chiếu định mức thực tế trên hệ thống quản trị sản xuất với chứng từ kế toán, hóa đơn mua bán và tờ khai hải quan để xác định tính trung thực của số liệu.
• Trường hợp phát hiện sai lệch không trọng yếu do lỗi kỹ thuật hoặc lỗi hệ thống, cơ quan hải quan hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh bổ sung theo quy định mà không làm ảnh hưởng đến chế độ ưu tiên đang áp dụng.

- Ý nghĩa và tác động của văn bản đối với hoạt động xuất nhập khẩu

Công văn 4889/TCHQ-GSQL mang lại nhiều tác động tích cực đối với cộng đồng doanh nghiệp ưu tiên và cơ quan quản lý:

• Giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thiểu gánh nặng báo cáo định mức thủ công cho các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn và danh mục sản phẩm đa dạng.
• Tăng cường tính chủ động và tự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị chuỗi cung ứng.
• Thống nhất cách hiểu và áp dụng pháp luật hải quan giữa các cục hải quan tỉnh, thành phố, tránh tình trạng yêu cầu doanh nghiệp nộp thêm các chứng từ ngoài quy định của pháp luật.