Giới thiệu về Công văn 4854/TCT-CS năm 2014

Công văn 4854/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 27 tháng 10 năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giải quyết các vướng mắc liên quan đến thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa. Nội dung công văn tập trung làm rõ trách nhiệm pháp lý của bên bán khi lập hóa đơn trễ hạn, đồng thời đưa ra giải pháp tháo gỡ khó khăn cho bên mua trong việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

1. Quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa

Căn cứ theo các quy định pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (cụ thể là Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính), Tổng cục Thuế tái khẳng định nguyên tắc xác định thời điểm xuất hóa đơn như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Mọi trường hợp đã bàn giao hàng hóa thực tế cho khách hàng nhưng chưa lập hóa đơn ngay tại thời điểm bàn giao đều bị xác định là hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.

2. Chế tài xử lý đối với bên bán (bên lập hóa đơn sai thời điểm)

Đối với người bán khi thực hiện hành vi giao hàng trước, xuất hóa đơn sau (lập hóa đơn không đúng thời điểm):

• Sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo các quy định pháp luật hiện hành về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và quản lý hóa đơn.
• Hành vi này bị coi là vi phạm nguyên tắc sử dụng hóa đơn và tùy theo mức độ, thời gian trễ hạn để áp dụng hình thức phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền tương ứng.

3. Hướng dẫn xử lý thuế đối với bên mua (bên nhận hóa đơn trễ hạn)

Đây là nội dung mang tính chất tháo gỡ vướng mắc thực tế lớn nhất cho doanh nghiệp mua hàng. Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể về quyền lợi của bên mua khi nhận phải hóa đơn lập sai thời điểm từ phía người bán như sau:

• Về thuế GTGT đầu vào: Trường hợp người mua có hóa đơn mua hàng hóa lập không đúng thời điểm nhưng việc mua bán là có thật, doanh nghiệp vẫn được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.
• Về thuế TNDN (chi phí được trừ): Doanh nghiệp mua hàng vẫn được tính khoản chi phí mua hàng này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu đáp ứng đủ các điều kiện thực tế của giao dịch.

4. Các điều kiện bắt buộc để người mua được khấu trừ thuế và tính chi phí

Để được cơ quan thuế chấp nhận cho khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý đối với các hóa đơn lập sai thời điểm, doanh nghiệp mua hàng phải cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh tính trung thực của giao dịch, bao gồm:

• Phải có hợp đồng mua bán hàng hóa bằng văn bản giữa hai bên, thể hiện rõ thỏa thuận giao dịch.
• Phải có biên bản giao nhận hàng hóa hoặc các chứng từ chứng minh việc giao nhận hàng hóa thực tế đã hoàn thành đúng thời điểm ghi nhận trên chứng từ giao nhận.
• Phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt) đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên theo đúng quy định.
• Bên bán phải thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT và thuế TNDN đầy đủ đối với các hóa đơn đã lập trễ hạn này theo đúng quy định pháp luật.

Ý nghĩa thực tiễn của văn bản

Công văn 4854/TCT-CS thể hiện tinh thần hỗ trợ và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp mua hàng trước những sai sót chủ quan từ phía người bán. Văn bản giúp phân định rõ trách nhiệm: bên nào vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn thì bên đó bị xử phạt hành chính, tránh việc phạt trùng hoặc tước bỏ quyền lợi khấu trừ thuế, tính chi phí hợp lý của bên mua khi giao dịch mua bán là hoàn toàn có thật và minh bạch.