Công văn 4758/TCT-DNNCN được Tổng cục Thuế ban hành năm 2023 nhằm hướng dẫn và giải đáp các vướng mắc liên quan đến chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN), trọng tâm là quy định về giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp người nộp thuế và các tổ chức chi trả thu nhập thực hiện đúng, đủ quyền lợi và nghĩa vụ thuế.

Nguyên tắc áp dụng giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

Tổng cục Thuế tái khẳng định các nguyên tắc cốt lõi khi thực hiện tính giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc nhằm đảm bảo tính công bằng và tránh trùng lặp:

• Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì các người nộp thuế phải tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế duy nhất.
• Người nộp thuế chỉ được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu đã đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người nộp thuế đó.
• Khi đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và người nộp thuế được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ thời điểm đăng ký hợp lệ.

Hướng dẫn giảm trừ gia cảnh khi thay đổi nơi làm việc trong năm

Công văn đưa ra hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp người lao động thay đổi nơi làm việc trong năm tính thuế để đảm bảo quyền lợi liên tục cho người nộp thuế:

• Trường hợp người nộp thuế chuyển nơi làm việc mới, người nộp thuế vẫn được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo quy định. Tuy nhiên, người nộp thuế phải thực hiện thủ tục đăng ký lại thông tin người phụ thuộc tại tổ chức chi trả thu nhập mới.
• Tổ chức chi trả thu nhập mới căn cứ vào hồ sơ đăng ký của người lao động để thực hiện tạm tính giảm trừ gia cảnh kể từ tháng đăng ký tại đơn vị mới.
• Khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân vào cuối năm, người nộp thuế có thể ủy quyền quyết toán cho tổ chức chi trả thu nhập cuối cùng (nếu đủ điều kiện) hoặc tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế để được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trọn vẹn từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng đến hết năm tính thuế.

Quy định về hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Để được áp dụng giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh mối quan hệ và điều kiện nuôi dưỡng đối với từng nhóm đối tượng cụ thể:

• Đối với con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh đơn giản gồm bản chụp Giấy khai sinh hoặc bản chụp Thẻ căn cước công dân/Chứng minh nhân dân (nếu có).
• Đối với con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động: Hồ sơ bắt buộc phải có bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.
• Đối với con đang theo học tại các bậc học (đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề...): Hồ sơ gồm bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Thẻ học sinh/sinh viên hoặc bản xác nhận của nhà trường, hoặc các giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại trường.
• Đối với các đối tượng khác (vợ/chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ, cha chồng, mẹ chồng, cha dượng, mẹ kế, cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp): Phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ thân nhân hợp pháp và các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

Trách nhiệm của các bên trong việc kê khai và khấu trừ thuế

Văn bản nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm pháp lý của người nộp thuế cũng như tổ chức chi trả thu nhập trong quá trình thực hiện:

• Người nộp thuế phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin kê khai đăng ký người phụ thuộc và các chứng từ, hồ sơ chứng minh kèm theo.
• Tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ đăng ký người phụ thuộc do người lao động nộp trước khi tổng hợp và chuyển thông tin đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Cơ quan thuế có trách nhiệm tiếp nhận thông tin, thực hiện đối chiếu, cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và tiến hành thanh tra, kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế.