Giới thiệu về Công văn 4706/TCT-DNL năm 2018

Công văn 4706/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành năm 2018 nhằm giải quyết các vướng mắc liên quan đến chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lý và tránh các rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế.

Các điều kiện để chi phí tiền lương, tiền công được tính vào chi phí được trừ

Theo nội dung hướng dẫn, để các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Các khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phụ cấp phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Quy định về các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN

Công văn cũng làm rõ các trường hợp chi phí tiền lương, tiền công không được tính vào chi phí được trừ, bao gồm:

• Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng thực tế chưa chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
• Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong các văn bản quy chế của doanh nghiệp.
• Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

Hướng dẫn về việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn và bảo vệ quyền lợi của người lao động, doanh nghiệp được phép trích lập quỹ dự phòng tiền lương:

• Mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
• Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ. Nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích lập đủ 17%.
• Quỹ dự phòng này phải được sử dụng để chi trả tiền lương cho người lao động trong năm sau. Nếu sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng thì phải hoàn nhập vào thu nhập của năm sau.

Xử lý vướng mắc về thời hạn chi trả tiền lương và quyết toán thuế

Một trong những điểm mấu chốt được hướng dẫn trong công văn là thời hạn thực tế chi trả tiền lương để được tính vào chi phí được trừ của năm quyết toán:

• Doanh nghiệp phải thực hiện chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm (thông thường là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính).
• Trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo đúng quy định thì phần chi từ quỹ dự phòng này vẫn được tính vào chi phí hợp lý của năm quyết toán.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Công văn 4706/TCT-DNL mang lại sự rõ ràng trong việc áp dụng luật thuế đối với các khoản chi phí nhân sự. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rà soát lại toàn bộ hệ thống hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và quy chế tài chính để đảm bảo các khoản phụ cấp, tiền thưởng được quy định rõ ràng, chi tiết.
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi có giá trị lớn theo quy định của pháp luật về thuế.
• Thực hiện trích lập và hoàn nhập quỹ dự phòng tiền lương đúng thời hạn để tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN một cách hợp pháp.