Công văn 4628/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), tập trung giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, đặc biệt là các khoản chi phí tiền lương, tiền công của người quản lý và các khoản chi phúc lợi cho người lao động.

Dưới đây là tổng hợp và phân tích chi tiết các nội dung cốt lõi của Công văn 4628/TCT-CS:

- Quy định về chi phí tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp

• Đối với công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ: Công văn khẳng định khoản chi tiền lương, tiền công của chủ công ty TNHH một thành viên (do một cá nhân làm chủ) không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Quy định này áp dụng đồng nhất, không phân biệt việc chủ doanh nghiệp có trực tiếp tham gia điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hay không.
• Đối với doanh nghiệp tư nhân: Tương tự như công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ, tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân cũng thuộc nhóm chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.
• Cơ sở pháp lý: Quy định này nhằm đảm bảo tính thống nhất với Luật Thuế TNDN và các văn bản hướng dẫn thi hành, do thu nhập của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty TNHH một thành viên (cá nhân) đã gắn liền với kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp.

- Quy định về thù lao trả cho thành viên Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị

• Các khoản thù lao, tiền lương trả cho các thành viên Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị mà những cá nhân này không trực tiếp tham gia điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì không được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Để được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp phải chứng minh được các thành viên này có tham gia điều hành thực tế thông qua các hồ sơ, tài liệu như: hợp đồng lao động, bảng phân công nhiệm vụ, bảng chấm công và các quyết định bổ nhiệm liên quan.

- Hướng dẫn về khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động

• Công văn cũng làm rõ nguyên tắc xác định chi phí đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động (như chi đám hiếu, hỷ, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị, chi khen thưởng con em người lao động có thành tích học tập tốt...).
• Mức khống chế: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Cách xác định tháng lương bình quân thực tế thực hiện: Được xác định bằng quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Quỹ lương thực tế thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ quyết toán (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chuyển sang).

- Ý nghĩa và lưu ý áp dụng đối với doanh nghiệp

• Doanh nghiệp cần rà soát kỹ hệ thống sổ sách kế toán, đặc biệt là tài khoản chi phí tiền lương và các tài khoản chi phí quản lý để bóc tách đúng các khoản chi phí không được trừ của chủ doanh nghiệp hoặc thành viên ban quản trị không trực tiếp điều hành.
• Việc hạch toán sai lệch các khoản chi phí này có thể dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế TNDN, phạt chậm nộp và phạt vi phạm hành chính về thuế khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra tại doanh nghiệp.