Công văn 45095/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2022 hướng dẫn chi tiết về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp mới thành lập thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn và chứng từ thanh toán.

- Quy định về khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Theo hướng dẫn tại Công văn và các quy định pháp luật về thuế GTGT hiện hành (đặc biệt là Thông tư số 219/2013/TT-BTC), việc khấu trừ thuế GTGT đối với các chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp được thực hiện như sau:

• Trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên phải có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ một số khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mua sắm trang thiết bị, vật tư.
• Doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo các hóa đơn GTGT mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền.
• Hóa đơn phải phản ánh đúng thực tế các khoản chi phí phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sau này.
• Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ.

- Quy định về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp, các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC và Thông tư số 96/2015/TT-BTC:

• Các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc thành lập doanh nghiệp như: chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo, chi phí nghiên cứu, chi phí di dời địa điểm... không được ghi nhận là tài sản cố định vô hình.
• Các khoản chi phí này được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu đi vào hoạt động.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh cho các khoản chi phí này. Trường hợp hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền thì phải kèm theo văn bản ủy quyền và chứng từ thanh toán thực tế giữa doanh nghiệp với bên được ủy quyền.

- Điều kiện về chứng từ và thủ tục thanh toán

Để đảm bảo tính hợp pháp và được cơ quan thuế chấp thuận đối với các khoản chi phí trước khi thành lập, doanh nghiệp cần lưu ý hoàn thiện các hồ sơ sau:

• Văn bản ủy quyền của các sáng lập viên cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chi hộ (phải được lập trước khi phát sinh các khoản chi hộ).
• Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ mang tên tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả chứng từ thanh toán từ tài khoản của bên được ủy quyền cho nhà cung cấp và chứng từ hoàn trả tiền từ tài khoản của doanh nghiệp cho bên được ủy quyền).
• Quyết định hoặc biên bản bàn giao tài sản, công cụ, dụng cụ, dịch vụ đã mua từ bên được ủy quyền sang cho doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

- Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa chi phí thành lập doanh nghiệp (được phân bổ tối đa 3 năm) và các khoản chi mua sắm tài sản cố định trước khi thành lập. Đối với tài sản cố định, doanh nghiệp phải thực hiện trích khấu hao theo quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC sau khi đã hoàn tất thủ tục chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng sang tên doanh nghiệp.