Công văn 449/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải quyết và tháo gỡ các vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện Thông tư số 153/2010/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương thống nhất thực hiện các quy định mới về tạo, phát hành và quản lý hóa đơn.

- Quy định về tạo và phát hành hóa đơn của các đơn vị trực thuộc

• Các chi nhánh, đơn vị trực thuộc có mã số thuế riêng, trực tiếp bán hàng hóa, dịch vụ và thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng thì được phép tự tạo hóa đơn (tự in, đặt in) hoặc sử dụng hóa đơn của trụ sở chính nếu được phân bổ.
• Trường hợp chi nhánh sử dụng hóa đơn của trụ sở chính, trụ sở chính phải có văn bản thông báo gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của cả trụ sở chính và chi nhánh. Đồng thời, chi nhánh phải thực hiện thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi đưa vào sử dụng.

- Điều kiện và thủ tục áp dụng đối với hóa đơn tự in

• Doanh nghiệp muốn tự in hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về mức vốn điều lệ theo quy định, có hệ thống máy móc thiết bị, phần mềm bán hàng và phần mềm in hóa đơn đảm bảo tính bảo mật, không thể can thiệp làm sai lệch dữ liệu.
• Trước khi thực hiện tự in hóa đơn lần đầu, doanh nghiệp phải ban hành quyết định áp dụng hóa đơn tự in, tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, an toàn của hệ thống phần mềm và gửi quyết định này kèm theo mẫu hóa đơn tự in đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Quy trình đặt in hóa đơn và lựa chọn nhà in

• Doanh nghiệp thuộc đối tượng được tạo hóa đơn đặt in phải lựa chọn các tổ chức, doanh nghiệp có đủ điều kiện hoạt động ngành in theo quy định của pháp luật để ký kết hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Hợp đồng đặt in hóa đơn phải được thể hiện bằng văn bản cụ thể, ghi rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự của hóa đơn. Sau khi hoàn thành việc in ấn, hai bên bắt buộc phải tiến hành thanh lý hợp đồng, thực hiện hủy bản kẽm, sản phẩm in hỏng, in thừa để tránh thất thoát và gian lận hóa đơn.

- Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng

• Doanh nghiệp phải lập Thông báo phát hành hóa đơn và gửi kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 05 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn đó.
• Thông báo phát hành hóa đơn cùng hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng, công khai tại các cơ sở, địa điểm dùng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.

- Xử lý chuyển tiếp đối với hóa đơn cũ và hóa đơn tự in trước năm 2011

• Văn bản hướng dẫn chi tiết việc xử lý số lượng hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành còn tồn đọng cuối năm 2010. Doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê, báo cáo chi tiết số lượng hóa đơn chưa sử dụng gửi cơ quan thuế và tiến hành thủ tục hủy hóa đơn cũ theo đúng thời hạn quy định.
• Đối với các trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận gia hạn sử dụng hóa đơn cũ, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện giám sát, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ nhằm đảm bảo tính minh bạch và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về thuế.