Tóm tắt Công văn 4416/TCT-CS năm 2017 về sử dụng hóa đơn do Tổng cục Thuế ban hành

Công văn 4416/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các vướng mắc liên quan đến việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp khi có sự thay đổi về thông tin đăng ký doanh nghiệp (như tên, địa chỉ trụ sở) nhưng không thay đổi mã số thuế. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, tránh các sai sót pháp lý không đáng có.

- Quy định về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn khi thay đổi tên hoặc địa chỉ

• Đối với các tổ chức kinh doanh khi có sự thay đổi tên hoặc địa chỉ trụ sở chính nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức đó vẫn có nhu cầu tiếp tục sử dụng các hóa đơn đã đặt in hoặc tự in nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện đóng dấu tên mới, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng.
• Đồng thời, doanh nghiệp phải gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (theo Mẫu số TB04/AC ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định.

- Trường hợp thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

• Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì phải thực hiện các thủ tục bắt buộc sau:
• Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu số BC26/AC) với cơ quan thuế nơi chuyển đi để chốt số lượng hóa đơn chưa sử dụng.
• Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn cũ đã phát hành.
• Gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số TB04/AC) kèm theo bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến để tiếp tục sử dụng các hóa đơn này.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế liên quan

• Doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc đóng dấu thông tin mới (tên, địa chỉ) trên hóa đơn cũ và việc kê khai, sử dụng các hóa đơn này.
• Cơ quan thuế có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn của doanh nghiệp và cập nhật hệ thống thông tin quản lý thuế để đảm bảo tính đồng bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động liên tục, không bị gián đoạn sản xuất kinh doanh.

Lưu ý: Nội dung tóm tắt trên đây được tổng hợp dựa trên các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành tại thời điểm ban hành Công văn 4416/TCT-CS năm 2017. Doanh nghiệp cần đối chiếu với các văn bản quy phạm pháp luật mới nhất về hóa đơn điện tử (như Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để áp dụng chính xác cho thực tế hiện nay.