Công văn 3878/TCT-DNL năm 2017 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản nghiệp vụ quan trọng nhằm tham gia ý kiến, hướng dẫn các doanh nghiệp (đặc biệt là các tập đoàn, tổng công ty lớn thuộc diện quản lý của Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn) triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế, định hướng chuẩn hóa quy trình quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

• Văn bản tập trung hướng dẫn các doanh nghiệp lớn có quy mô vận hành phức tạp, lượng hóa đơn phát sinh hàng năm lớn và có nhu cầu chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
• Đảm bảo sự thống nhất trong việc áp dụng các quy định về hóa đơn điện tử giữa cơ quan thuế và người nộp thuế, hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện.

• Doanh nghiệp phải thiết lập hệ thống hạ tầng kỹ thuật, thiết bị và phần mềm ứng dụng đảm bảo việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Quy trình khởi tạo hóa đơn điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng trình tự, thủ tục quy định.

• Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký số của người bán được đăng ký hợp pháp và còn hiệu lực tại thời điểm ký.
• Đối với người mua, trường hợp người mua là đơn vị kế toán thì phải có chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, đối với các trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận, người mua không nhất thiết phải ký số nếu có các chứng từ khác chứng minh giao dịch hoàn thành.

• Doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông hoặc phục vụ nhu cầu lưu trữ, ghi sổ kế toán.
• Hóa đơn giấy chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
• Việc chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa chỉ được thực hiện một lần duy nhất và phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định.

• Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật, chống các hành vi truy cập trái phép, sửa đổi hoặc xóa dữ liệu trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán.
• Doanh nghiệp phải sẵn sàng kết xuất và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng có thẩm quyền.