Giới thiệu về Công văn 4400/CT-TTHT năm 2016

Công văn 4400/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc phân bổ, phát hành và báo cáo sử dụng hóa đơn đối với các đơn vị trực thuộc (như chi nhánh, văn phòng đại diện, cửa hàng hạch toán phụ thuộc). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thống nhất quản lý hóa đơn trong toàn hệ thống, đồng thời đảm bảo tính tuân thủ pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Các nội dung cốt lõi của Công văn 4400/CT-TTHT

- Nguyên tắc phân bổ hóa đơn cho đơn vị trực thuộc

• Trường hợp doanh nghiệp (trụ sở chính) đặt in hoặc tự in hóa đơn để sử dụng chung cho cả các đơn vị trực thuộc, trụ sở chính có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các thủ tục thông báo phát hành hóa đơn theo quy định của pháp luật.
• Trong Thông báo phát hành hóa đơn của trụ sở chính phải thể hiện rõ ràng, chi tiết số lượng hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, từ số đến số được phân bổ cho từng đơn vị trực thuộc cụ thể.
• Doanh nghiệp phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn (kèm theo hóa đơn mẫu) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của trụ sở chính, đồng thời gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của từng đơn vị trực thuộc trước khi các đơn vị này chính thức sử dụng hóa đơn.

- Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn tại đơn vị trực thuộc

• Các đơn vị trực thuộc được phân bổ hóa đơn từ trụ sở chính không phải làm thủ tục nộp Thông báo phát hành hóa đơn riêng biệt đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình, với điều kiện trụ sở chính đã hoàn tất thủ tục thông báo phát hành chung và gửi thông báo đến cơ quan thuế của đơn vị trực thuộc theo đúng quy định.
• Đơn vị trực thuộc chỉ được phép bắt đầu sử dụng hóa đơn sau khi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của đơn vị trực thuộc đã nhận được Thông báo phát hành hóa đơn từ trụ sở chính gửi đến.

- Quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

• Đơn vị trực thuộc sử dụng hóa đơn do trụ sở chính phân bổ có trách nhiệm lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu số BC26/AC) trực tiếp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của đơn vị trực thuộc đó.
• Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của đơn vị trực thuộc tuân thủ theo quy định pháp luật về thuế hiện hành (theo quý hoặc theo tháng tùy thuộc vào đối tượng áp dụng cụ thể).
• Trụ sở chính chỉ thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với lượng hóa đơn trực tiếp sử dụng tại trụ sở chính, không gộp chung phần hóa đơn đã phân bổ cho các đơn vị trực thuộc đã tự thực hiện báo cáo.

- Trách nhiệm và lưu ý đối với doanh nghiệp

• Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản lý nội bộ chặt chẽ về việc cấp phát, phân bổ và sử dụng hóa đơn giữa trụ sở chính và các chi nhánh, đơn vị trực thuộc nhằm tránh thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích.
• Mọi sai sót trong quá trình phân bổ, thông báo phát hành hoặc chậm trễ trong việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tại các đơn vị trực thuộc đều có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn đối với cả doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc liên quan.