Giới thiệu về Công văn 43263/CT-HTr năm 2016

Công văn 43263/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn về chính sách thuế đối với việc lập hóa đơn kèm bảng kê khi bán hàng hóa, dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ, đảm bảo tính hợp pháp khi khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Quy định về việc lập hóa đơn kèm bảng kê

Theo hướng dẫn tại Công văn và các quy định pháp luật về hóa đơn hành chính hiện hành, trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ có danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng được phép lập hóa đơn kèm theo bảng kê để liệt kê chi tiết. Việc lập hóa đơn và bảng kê phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Nội dung trên hóa đơn: Hóa đơn phải ghi rõ nội dung "kèm theo bảng kê số... ngày... tháng... năm...". Chỉ tiêu "Tên hàng hóa, dịch vụ" trên hóa đơn chỉ cần ghi tên gọi chung của nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ kèm theo số lượng, đơn giá tổng hợp (nếu có).
• Nội dung trên bảng kê: Bảng kê do người bán tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của hàng hóa, nhưng phải đảm bảo các nội dung bắt buộc bao gồm: Tên người bán, địa chỉ, mã số thuế; Tên người mua, địa chỉ, mã số thuế; Tên, số lượng, đơn giá và thành tiền của hàng hóa, dịch vụ.
• Tiêu đề bảng kê: Bảng kê phải ghi rõ tiêu đề "Bảng kê kèm theo hóa đơn số... ngày... tháng... năm...".
• Chữ ký trên bảng kê: Bảng kê phải có đầy đủ chữ ký của người bán và chữ ký của người mua (hoặc đóng dấu nếu có) tương tự như trên hóa đơn.

Điều kiện để hóa đơn kèm bảng kê được coi là hợp lệ

Để hóa đơn kèm bảng kê được cơ quan thuế chấp nhận làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý các điều kiện sau:

• Bảng kê phải được phát hành cùng với hóa đơn và là một bộ phận không thể tách rời của hóa đơn đã lập.
• Số liệu về tổng cộng thanh toán, thuế suất, tiền thuế GTGT trên bảng kê phải khớp đúng với số liệu ghi trên hóa đơn GTGT tương ứng.
• Trường hợp bảng kê có nhiều trang thì các trang bảng kê phải được đánh số thứ tự liên tục và phải có đóng dấu giáp lai của người bán (nếu có).
• Hóa đơn và bảng kê kèm theo phải được lưu trữ cùng nhau để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế của cơ quan quản lý.

Hệ quả pháp lý khi thực hiện sai quy định

Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn kèm bảng kê không đúng quy định (ví dụ: bảng kê không có chữ ký của người mua, không ghi rõ kèm theo hóa đơn số mấy, hoặc thông tin giữa hóa đơn và bảng kê không đồng nhất), doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các rủi ro pháp lý sau:

• Cơ quan thuế có quyền từ chối khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn không hợp lệ đó.
• Loại chi phí mua hàng hóa, dịch vụ liên quan ra khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN của doanh nghiệp.
• Xử phạt vi phạm hành chính về hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không đúng quy định pháp luật hiện hành.