Giới thiệu về Công văn 4104/CT-TTHT năm 2015

Công văn 4104/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định rõ ràng các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế.

Các nội dung chính sách thuế TNDN cốt lõi

Văn bản tập trung hướng dẫn cách xác định chi phí được trừ đối với các khoản chi trả hộ hoặc chi trực tiếp cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, cụ thể như sau:

• Chi phí tiền thuê nhà cho người lao động nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, trong đó thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà thì khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ hợp đồng thuê nhà, hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định (bao gồm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
• Chi phí vé máy bay về phép: Khoản chi mua vé máy bay khứ hồi về nước cho người lao động nước ngoài nghỉ phép năm được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu khoản chi này được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Học phí cho con của người lao động nước ngoài: Khoản chi học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam (từ bậc mầm non đến trung học phổ thông) do doanh nghiệp chi trả hộ, nếu được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Chi phí làm giấy phép lao động và thẻ tạm trú: Các khoản chi phí liên quan đến việc làm giấy phép lao động (work permit), visa, thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài do doanh nghiệp chi trả để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được chấp nhận là chi phí được trừ khi có đủ chứng từ hợp pháp.

Điều kiện để các khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ

Để các khoản chi phí nêu trên được chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện nguyên tắc sau:

• Các khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng).
• Các khoản chi phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau của doanh nghiệp: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của doanh nghiệp, Tổng công ty hoặc Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Mối liên hệ với Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng các khoản chi trả hộ cho người lao động nước ngoài (như tiền nhà, học phí, vé máy bay về phép) mặc dù được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp nếu đủ điều kiện, nhưng vẫn phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo quy định của pháp luật về thuế TNCN (ví dụ: tiền thuê nhà tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế chưa bao gồm tiền thuê nhà).