Tóm tắt Công văn 4089/TCT-CS năm 2013 về xử lý doanh nghiệp bị cháy hóa đơn, chứng từ

Công văn 4089/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn Cục Thuế tỉnh Long An giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc doanh nghiệp bị cháy, hỏng hoặc mất mát hóa đơn, chứng từ kế toán. Dưới đây là nội dung phân tích chi tiết các quy định pháp lý cốt lõi được áp dụng trong văn bản này:

- Công việc kế toán cần thực hiện ngay khi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

Căn cứ theo quy định pháp luật về kế toán (được viện dẫn tại Điều 41), khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán có trách nhiệm khẩn trương thực hiện các công việc sau:

• Tiến hành kiểm tra, xác định rõ ràng và lập biên bản cụ thể về số lượng, hiện trạng thực tế, cũng như nguyên nhân dẫn đến việc tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại. Đồng thời, phải thông báo kịp thời cho các tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Chủ động tổ chức các biện pháp nhằm phục hồi lại các tài liệu kế toán bị hư hỏng.
• Liên hệ trực tiếp với các tổ chức, cá nhân có giao dịch liên quan đến tài liệu, số liệu kế toán đó để được hỗ trợ sao chụp hoặc xác nhận lại các tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.
• Đối với các tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp sao chụp hay xác nhận nêu trên, đơn vị bắt buộc phải tiến hành kiểm kê tài sản thực tế để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.
• Việc phục hồi và xử lý tài liệu kế toán bị mất, hủy hoại do nguyên nhân khách quan phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục hướng dẫn tại Thông tư số 96/2010/TT-BTC ngày 05/7/2010 của Bộ Tài chính.

- Quy định về báo cáo và xử lý khi mất, cháy, hỏng hóa đơn

Căn cứ theo Điều 22 Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn, quy trình xử lý khi xảy ra sự cố mất, cháy, hỏng hóa đơn được quy định chi tiết như sau:

• Trách nhiệm báo cáo của tổ chức, cá nhân kinh doanh: Khi phát hiện hóa đơn (dù đã lập hay chưa lập) bị mất, cháy, hỏng, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo ngay cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC). Thời hạn nộp thông báo chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.
• Xử lý trường hợp mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập: Trong trường hợp người bán đã lập hóa đơn đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 (bản gốc giao cho người mua), hai bên phải thực hiện các bước sau:
  • Lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn đã được người bán khai, nộp thuế vào tháng nào. Biên bản phải có chữ ký, ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) và đóng dấu (nếu có) của cả hai bên.
  • Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn, người đại diện theo pháp luật của người bán ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao hóa đơn đó để giao cho người mua.
  • Người mua được phép sử dụng bản sao hóa đơn này (có chữ ký và dấu xác nhận của người bán) kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 để làm chứng từ kế toán hợp pháp và thực hiện kê khai thuế.
  • Cả người bán và người mua phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

- Ý kiến chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện của Tổng cục Thuế

• Tổng cục Thuế bày tỏ sự thống nhất về mặt chủ trương đối với đề xuất phương án xử lý của Cục Thuế tỉnh Long An nêu tại Công văn số 945/CT-TTHT.
• Tổng cục Thuế yêu cầu Cục Thuế tỉnh Long An căn cứ vào các quy định pháp luật nêu trên, kết hợp với trình tự, thủ tục hướng dẫn tại Thông tư số 96/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính để hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan.