Giới thiệu về Công văn 4024/CT-TTHT năm 2017

Công văn 4024/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn các doanh nghiệp về chính sách thuế và quy định lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi phí dùng chung. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp giải quyết vướng mắc trong việc phân bổ chi phí, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các hóa đơn lập chung.

Nguyên tắc lập hóa đơn đối với chi phí dùng chung

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, việc lập hóa đơn đối với các khoản chi phí dùng chung (như tiền điện, tiền nước, tiền mạng internet, tiền thuê nhà hoặc các dịch vụ văn phòng dùng chung khác) phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Trường hợp một đơn vị đứng tên ký hợp đồng: Khi một doanh nghiệp đại diện đứng ra ký hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp và thanh toán toàn bộ chi phí, nhà cung cấp sẽ xuất hóa đơn GTGT cho doanh nghiệp đại diện này.
• Thực hiện phân bổ chi phí: Doanh nghiệp đại diện có trách nhiệm lập hóa đơn GTGT phân bổ lại phần chi phí thực tế sử dụng cho các đơn vị dùng chung khác theo đúng tỷ lệ thỏa thuận trong hợp đồng hoặc quy chế sử dụng chung.
• Yêu cầu về nội dung hóa đơn: Trên hóa đơn phân bổ phải ghi rõ là chi phí dùng chung được phân bổ, đơn giá và thuế suất GTGT tương ứng với hóa đơn gốc của nhà cung cấp dịch vụ.

Quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Để các doanh nghiệp liên quan được khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ hóa đơn lập chung, cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý:

• Đối với doanh nghiệp đại diện (đơn vị xuất hóa đơn phân bổ): Được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với phần chi phí thực tế doanh nghiệp mình sử dụng dựa trên hóa đơn gốc của nhà cung cấp. Đồng thời, phải kê khai thuế GTGT đầu ra đối với các hóa đơn phân bổ đã xuất cho các đơn vị dùng chung khác.
• Đối với các doanh nghiệp dùng chung (đơn vị nhận hóa đơn phân bổ): Được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào căn cứ vào hóa đơn GTGT do doanh nghiệp đại diện xuất.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả hóa đơn gốc và hóa đơn phân bổ), các bên phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng để đủ điều kiện khấu trừ thuế.

Xác định chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Việc hạch toán chi phí được trừ đối với các khoản chi phí dùng chung được quy định chặt chẽ nhằm tránh việc khai khống chi phí:

• Tính hợp lý của chi phí: Chi phí phân bổ phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhận phân bổ và phải có bảng phân bổ chi phí rõ ràng, hợp lý.
• Hồ sơ chứng từ bắt buộc: Doanh nghiệp phải xuất trình được hợp đồng thuê văn phòng hoặc thỏa thuận hợp tác dùng chung tài sản/dịch vụ; hóa đơn GTGT phân bổ; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có); và bảng kê chi tiết cách thức phân bổ chi phí giữa các bên.
• Giới hạn mức chi phí: Tổng giá trị chi phí được trừ của tất cả các bên cộng lại không được vượt quá tổng giá trị ghi trên hóa đơn gốc do nhà cung cấp dịch vụ ban đầu xuất.

Hồ sơ và thủ tục thực hiện đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo tính an toàn pháp lý và tránh bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thanh tra, kiểm tra, các doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

• Văn bản thỏa thuận hoặc Hợp đồng dùng chung: Hợp đồng giữa các bên phải quy định rõ phương thức phân bổ chi phí (theo diện tích sử dụng, theo số lượng nhân sự, hoặc theo chỉ số đo lường thực tế như công tơ điện phụ).
• Bản sao hóa đơn gốc: Các doanh nghiệp nhận phân bổ nên lưu trữ bản sao hóa đơn gốc của nhà cung cấp dịch vụ (có đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp đại diện) kèm theo hóa đơn phân bổ để làm căn cứ giải trình.
• Chứng từ thanh toán giữa các bên: Biên lai chuyển khoản ngân hàng thể hiện việc thanh toán tiền chi phí phân bổ giữa doanh nghiệp dùng chung và doanh nghiệp đại diện.

Ý nghĩa và lưu ý quan trọng từ Công văn 4024/CT-TTHT

Công văn này giúp làm rõ phương án xử lý hóa đơn đối với các mô hình văn phòng chia sẻ (co-working space) hoặc các tổng công ty, công ty mẹ - con dùng chung trụ sở làm việc. Doanh nghiệp cần lưu ý không được tự ý lập phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nội bộ để chia sẻ chi phí mà bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT phân bổ theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ hiện hành.