Tóm tắt Công văn 3982/CT-TTHT năm 2017 về lập hóa đơn đối với các khoản thu hộ, chi hộ

Công văn 3982/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 28/04/2017 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc lập hóa đơn và kê khai thuế đối với các khoản chi hộ, thu hộ khách hàng. Đây là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên tại các doanh nghiệp dịch vụ, đại lý hoặc logistics, đòi hỏi sự phân biệt rõ ràng giữa các trường hợp để thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế.

- Quy định về lập hóa đơn khi chi hộ khách hàng (Hóa đơn mang tên khách hàng)

• Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí cho khách hàng, nếu các hóa đơn, chứng từ chi hộ được nhà cung cấp dịch vụ xuất trực tiếp dưới tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng (đơn vị nhờ chi hộ).
• Khi doanh nghiệp nhận lại tiền thanh toán từ khách hàng đối với khoản chi hộ này, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
• Doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) và chứng từ chi tiền (phiếu chi) theo quy định về kế toán để theo dõi dòng tiền, không thực hiện kê khai, tính thuế GTGT đầu ra và đầu vào đối với khoản chi hộ này.

- Quy định về lập hóa đơn khi chi hộ khách hàng (Hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ)

• Trường hợp doanh nghiệp chi hộ khách hàng nhưng các hóa đơn, chứng từ từ nhà cung cấp dịch vụ lại được xuất dưới tên, địa chỉ và mã số thuế của chính doanh nghiệp thực hiện chi hộ.
• Khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT để giao cho khách hàng.
• Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn này phải được áp dụng tương ứng theo thuế suất của dịch vụ, hàng hóa đã chi hộ trước đó.
• Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào (từ hóa đơn của nhà cung cấp) và kê khai thuế GTGT đầu ra (từ hóa đơn xuất trả cho khách hàng) theo đúng quy định hiện hành.

- Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

• Đối với bên nhờ chi hộ (khách hàng): Chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các hóa đơn mang tên mình (trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng) hoặc hóa đơn GTGT do bên chi hộ xuất trả (trường hợp hóa đơn mang tên bên chi hộ) kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
• Đối với bên chi hộ: Không được tự ý khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi hộ mang tên khách hàng. Đối với các khoản chi hộ mang tên mình, doanh nghiệp phải thực hiện hạch toán doanh thu, chi phí tương ứng khi xuất hóa đơn trả lại cho khách hàng để đảm bảo tính cân đối và minh bạch về mặt sổ sách kế toán.

- Khuyến nghị thực tế dành cho doanh nghiệp

• Doanh nghiệp cần quy định rõ ràng trong hợp đồng dịch vụ về các khoản mục chi hộ, thu hộ và hình thức xuất hóa đơn (mang tên khách hàng hay mang tên doanh nghiệp).
• Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán theo dõi riêng biệt các khoản thu hộ, chi hộ để tránh nhầm lẫn với doanh thu và chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.