Công văn 39246/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc quản lý, sử dụng và xử lý hóa đơn thuế trong các trường hợp thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp. Nội dung công văn tập trung tháo gỡ các vướng mắc thực tế liên quan đến hóa đơn khi doanh nghiệp thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở kinh doanh.

- Hướng dẫn xử lý hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in khi thay đổi thông tin doanh nghiệp

Khi tổ chức kinh doanh có sự thay đổi về tên hoặc địa chỉ trụ sở nhưng không thay đổi mã số thuế, Cục Thuế thành phố Hà Nội đưa ra các phương án giải quyết cụ thể nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế:

• Trường hợp tiếp tục sử dụng hóa đơn đã in sẵn: Doanh nghiệp được phép đóng dấu tên mới, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn để tiếp tục sử dụng. Để áp dụng phương án này, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (theo mẫu số TB04/AC ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Trường hợp không tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ: Nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng tiếp số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật, đồng thời tiến hành thông báo phát hành loạt hóa đơn mới.

- Nguyên tắc xử lý hóa đơn đầu vào bị sai lệch thông tin do quá trình chuyển đổi

Trong giai đoạn chuyển đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, việc cập nhật dữ liệu giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp có thể phát sinh sai sót dẫn đến việc hóa đơn đầu vào ghi theo thông tin cũ. Hướng dẫn xử lý đối với trường hợp này như sau:

• Lập biên bản điều chỉnh sai sót: Người bán và người mua phải tiến hành lập biên bản thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót về tên, địa chỉ trên hóa đơn và xác định rõ thông tin đúng sau khi điều chỉnh.
• Lập hóa đơn điều chỉnh: Người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh sai sót theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh thông tin người mua cho phù hợp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
• Điều kiện khấu trừ thuế và tính chi phí được trừ: Các hóa đơn đầu vào sau khi được hoàn thiện đầy đủ thủ tục điều chỉnh (bao gồm hóa đơn bị sai sót, biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên) sẽ là căn cứ hợp pháp để doanh nghiệp thực hiện kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Trách nhiệm tuân thủ của người nộp thuế

Để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn và tránh các rủi ro pháp lý về thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các nghĩa vụ sau:

• Tính kịp thời trong báo cáo: Doanh nghiệp phải chủ động theo dõi ngày thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để thực hiện nộp mẫu TB04/AC đúng thời hạn quy định, tránh việc sử dụng hóa đơn đóng dấu thông tin mới trước khi gửi thông báo điều chỉnh cho cơ quan thuế.
• Lưu trữ hồ sơ minh bạch: Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các quyết định thay đổi thông tin doanh nghiệp, biên bản điều chỉnh hóa đơn và các văn bản liên quan để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.