Giới thiệu chung về Công văn 3604/TCT-TNCN năm 2015

Công văn 3604/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành năm 2015 hướng dẫn về việc xác định cá nhân cư trú để thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khi chi trả thu nhập. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập xác định đúng nghĩa vụ thuế của người lao động, đặc biệt là lao động nước ngoài, tránh việc áp dụng sai thuế suất gây thất thu ngân sách hoặc ảnh hưởng quyền lợi của người nộp thuế.

- Tiêu chí xác định cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú

Để thực hiện khấu trừ thuế TNCN chính xác tại thời điểm chi trả thu nhập, tổ chức chi trả cần căn cứ vào các tiêu chí xác định cá nhân cư trú theo quy định pháp luật:

• Cá nhân cư trú: Là người đáp ứng một trong các điều kiện gồm: Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam; hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam (có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế).
• Cá nhân không cư trú: Là người không đáp ứng các điều kiện nêu trên của cá nhân cư trú.

- Nguyên tắc khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân cư trú

Đối với cá nhân được xác định là cá nhân cư trú, việc khấu trừ thuế khi chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công được thực hiện theo hai trường hợp:

• Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần sau khi đã trừ các khoản giảm trừ gia cảnh, giảm trừ bảo hiểm bắt buộc và các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo (nếu có).
• Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng hoặc không ký hợp đồng lao động: Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế theo mức 10% trên tổng mức thu nhập chi trả từ hai (02) triệu đồng/lần trở lên. Trường hợp cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ nêu trên nhưng ước tính tổng trị giá thu nhập chịu thuế sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì được làm cam kết (theo mẫu quy định) gửi tổ chức chi trả thu nhập làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế TNCN.

- Nguyên tắc khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân không cư trú

Đối với cá nhân không cư trú, chính sách khấu trừ thuế được áp dụng trực tiếp trên nguồn thu nhập phát sinh tại Việt Nam:

• Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất toàn phần là 20% trên thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công được chi trả.
• Cá nhân không cư trú không được tính các khoản giảm trừ gia cảnh, chỉ được giảm trừ các khoản đóng góp bảo hiểm, hưu trí tự nguyện, từ thiện, nhân đạo theo quy định nếu các khoản này được đóng góp tại Việt Nam.

- Hướng dẫn tạm xác định trạng thái cư trú tại thời điểm chi trả thu nhập

Công văn 3604/TCT-TNCN hướng dẫn cụ thể cách xử lý đối với trường hợp người lao động nước ngoài mới sang Việt Nam làm việc, chưa đủ thời gian để xác định chính xác số ngày cư trú thực tế:

• Tại thời điểm chi trả thu nhập, tổ chức chi trả thu nhập căn cứ vào các hồ sơ, giấy tờ của người lao động như: Hợp đồng lao động, Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú hoặc Hợp đồng thuê nhà để tạm thời xác định trạng thái cư trú.
• Nếu xác định tạm thời là cá nhân cư trú (ví dụ: có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và dự kiến ở Việt Nam trên 183 ngày trong năm), doanh nghiệp thực hiện tạm khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần.
• Đến cuối năm tính thuế hoặc khi kết thúc hợp đồng lao động về nước, cá nhân nước ngoài có nghĩa vụ thực hiện quyết toán thuế TNCN thực tế dựa trên số ngày cư trú thực tế tại Việt Nam. Nếu có sự thay đổi về trạng thái cư trú dẫn đến thay đổi số thuế phải nộp, cá nhân sẽ thực hiện khai quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế hoặc ủy quyền cho tổ chức chi trả quyết toán thay (nếu đủ điều kiện).

- Trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập và người nộp thuế

Văn bản quy định rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình kê khai và khấu trừ thuế:

• Tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm yêu cầu người lao động cung cấp đầy đủ các chứng từ, giấy tờ chứng minh tình trạng cư trú (hộ chiếu, thẻ tạm trú, hợp đồng thuê nhà...) để làm căn cứ lưu giữ tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.
• Người nộp thuế phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin, tài liệu đã cung cấp cho tổ chức chi trả thu nhập để xác định trạng thái cư trú của mình.