Giới thiệu về Công văn 3547/CT-TTHT năm 2016

Công văn 3547/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến quy định về chữ ký của người mua hàng trên hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và hóa đơn bán hàng. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong quá trình lập hóa đơn đối với các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ mà người mua không trực tiếp ký tên trên hóa đơn.

Các nội dung trọng tâm của Công văn 3547/CT-TTHT

- Quy định chung về tiêu thức chữ ký người mua trên hóa đơn

• Theo nguyên tắc chung được quy định tại các văn bản pháp luật về hóa đơn, hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải có đầy đủ chữ ký của cả người bán và người mua để đảm bảo tính pháp lý và tính minh bạch của giao dịch.
• Chữ ký của người mua hàng thể hiện sự đồng thuận, xác nhận đã nhận hàng hóa, dịch vụ đúng chủng loại, số lượng và chất lượng theo thỏa thuận giữa hai bên.

- Các trường hợp được miễn chữ ký của người mua hàng

• Công văn hướng dẫn cụ thể các trường hợp đặc thù mà người mua không nhất thiết phải ký tên trên hóa đơn, bao gồm:
• Mua hàng gián tiếp thông qua các hình thức như: mua hàng qua điện thoại, mua hàng qua mạng internet, mua hàng qua fax hoặc qua các phương tiện điện tử khác mà người mua không trực tiếp mặt tại thời điểm lập hóa đơn.
• Khách hàng là người nước ngoài hoặc khách hàng cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn (trong trường hợp này người bán vẫn phải lập hóa đơn theo quy định).
• Các trường hợp xuất hóa đơn cho khách hàng là tổ chức, cá nhân ở nước ngoài (xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ).

- Hướng dẫn cách thức lập hóa đơn khi không có chữ ký người mua

• Đối với các trường hợp được miễn chữ ký nêu trên, khi lập hóa đơn, tại tiêu thức "Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)", người bán phải ghi rõ phương thức giao dịch cụ thể.
• Các cụm từ cần ghi nhận rõ ràng trên hóa đơn bao gồm: "Bán hàng qua điện thoại", "Bán hàng qua mạng", "Bán hàng qua Fax" hoặc các hình thức giao dịch gián tiếp tương ứng khác.
• Việc ghi nhận rõ ràng phương thức bán hàng này là cơ sở pháp lý để cơ quan thuế chấp nhận hóa đơn hợp lệ khi tiến hành thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp và tính hợp lệ của hóa đơn

• Doanh nghiệp bán hàng phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của các giao dịch bán hàng qua điện thoại, qua mạng hoặc qua fax.
• Hóa đơn không có chữ ký người mua nhưng được ghi chú đúng hướng dẫn và có đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch thực tế (như hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa) vẫn được coi là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).