Tổng quan về Công văn 3525/TCT-KK năm 2019

Công văn 3525/TCT-KK do Tổng cục Thuế ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc phát sinh liên quan đến việc trùng thông tin đăng ký thuế của người nộp thuế. Tình trạng trùng thông tin định danh (chủ yếu là số Chứng minh nhân dân - CMND hoặc Căn cước công dân - CCCD) gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người nộp thuế và tiến độ quản lý của cơ quan thuế. Công văn này đưa ra các giải pháp cụ thể để cơ quan thuế các cấp thống nhất thực hiện nhanh chóng và chính xác.

Các trường hợp trùng thông tin đăng ký thuế phổ biến

Theo ghi nhận từ thực tế quản lý thuế, tình trạng trùng thông tin đăng ký thuế thường rơi vào các trường hợp điển hình sau:

• Người nộp thuế bị trùng số CMND/CCCD/Hộ chiếu với một cá nhân khác đã được cấp mã số thuế trước đó trên hệ thống dữ liệu quản lý thuế tập trung (TMS).
• Sai sót trong quá trình nhập liệu của công chức thuế khi thực hiện cấp mã số thuế, hoặc do người nộp thuế kê khai không chính xác thông tin định danh cá nhân trên tờ khai đăng ký thuế.
• Một cá nhân được cấp nhiều mã số thuế do thay đổi từ CMND 9 số sang CCCD 12 số nhưng hệ thống chưa được liên kết, đồng bộ dữ liệu kịp thời.

Quy trình và biện pháp xử lý trùng thông tin đăng ký thuế

Để giải quyết triệt để tình trạng trùng thông tin, Tổng cục Thuế hướng dẫn cơ quan thuế địa phương thực hiện theo quy trình chặt chẽ như sau:

• Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: Khi phát hiện hoặc nhận được phản ánh về việc trùng thông tin, cơ quan thuế yêu cầu người nộp thuế cung cấp bản sao hợp lệ các giấy tờ tùy thân (CMND, CCCD, Hộ chiếu còn hiệu lực) để đối chiếu, xác minh thông tin thực tế.
• Bước 2: Xác minh trên hệ thống ứng dụng đăng ký thuế: Cơ quan thuế thực hiện tra cứu thông tin trên hệ thống TMS để xác định mã số thuế đang bị trùng thuộc về ai, do Chi cục Thuế nào quản lý và trạng thái hoạt động của mã số thuế đó.
• Bước 3: Xử lý cụ thể theo từng trường hợp xác minh:
  • Trường hợp trùng số CMND/CCCD thực tế của hai người khác nhau: Cơ quan thuế hướng dẫn người nộp thuế đăng ký sau thực hiện thủ tục cấp mã số thuế mới bằng cách cập nhật thêm thông tin phân biệt hoặc phối hợp với cơ quan công an để xác định tính chính xác của số định danh. Hệ thống thuế sẽ hỗ trợ cấu trúc lại dữ liệu để cấp mã số thuế riêng biệt cho từng cá nhân.
  • Trường hợp do sai sót nhập liệu: Cơ quan thuế nơi xảy ra sai sót có trách nhiệm điều chỉnh, sửa đổi thông tin đăng ký thuế của người nộp thuế bị nhập sai về đúng thông tin thực tế, đảm bảo không làm ảnh hưởng đến mã số thuế của người nộp thuế đúng.
  • Trường hợp một người có nhiều mã số thuế: Hướng dẫn người nộp thuế thực hiện thủ tục đóng hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế phát sinh sau và cập nhật thông tin CMND/CCCD mới nhất vào mã số thuế được cấp đầu tiên.

Trách nhiệm của Cơ quan thuế các cấp

Tổng cục Thuế yêu cầu Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo các Chi cục Thuế triển khai nghiêm túc các nội dung sau:

• Tăng cường công tác tuyên truyền, hướng dẫn người nộp thuế kê khai đầy đủ, chính xác thông tin đăng ký thuế, đặc biệt là thông tin về giấy tờ tùy thân khi thực hiện giao dịch thuế.
• Phối hợp chặt chẽ giữa các Chi cục Thuế trong việc xác minh và xử lý thông tin trùng lặp, tránh gây phiền hà, đi lại nhiều lần cho người nộp thuế.
• Thường xuyên rà soát, chuẩn hóa dữ liệu mã số thuế cá nhân trên địa bàn quản lý để phục vụ cho lộ trình chuyển đổi số và tích hợp cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Ý nghĩa của việc xử lý trùng thông tin đăng ký thuế

Việc thực hiện đúng hướng dẫn tại Công văn 3525/TCT-KK mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả cơ quan quản lý và người dân:

• Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế, quyết toán thuế thu nhập cá nhân và hoàn thuế kịp thời.
• Nâng cao chất lượng và tính chính xác của cơ sở dữ liệu ngành Thuế, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý thuế hiện đại và liên thông dữ liệu quốc gia.
• Hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và tranh chấp liên quan đến việc sử dụng sai lệch mã số thuế cá nhân giữa các đối tượng nộp thuế.