Giới thiệu về Công văn 352/TCT-CS năm 2015

Công văn 352/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tập trung tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi phúc lợi, đặc biệt là chi phí thuê nhà cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Các nguyên tắc cốt lõi xác định khoản chi không được trừ

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, để một khoản chi phí không bị loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc và điều kiện nghiêm ngặt sau:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi phải thực tế phát sinh và phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản chi mang tính chất cá nhân hoặc không liên quan đều thuộc nhóm chi phí không được trừ.
• Hóa đơn và chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Quy định trong quy chế nội bộ: Các khoản chi cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty.

Hướng dẫn chi tiết về chi phí thuê nhà cho người lao động nước ngoài

Một trong những nội dung trọng tâm của Công văn 352/TCT-CS là hướng dẫn về khoản chi phí thuê nhà cho người lao động, đặc biệt là lao động nước ngoài:

• Trường hợp được tính vào chi phí được trừ: Nếu hợp đồng lao động ký giữa doanh nghiệp và người lao động nước ngoài có ghi rõ khoản chi về nhà ở do doanh nghiệp chi trả (hoặc được quy định cụ thể trong quy chế tài chính, thỏa ước lao động tập thể), thì khoản chi phí thuê nhà này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp cần cung cấp hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tiền thuê nhà và chứng từ thanh toán theo quy định.
• Trường hợp bị loại khỏi chi phí được trừ: Nếu khoản chi thuê nhà cho người lao động không được ghi nhận trong hợp đồng lao động hoặc các quy chế tài chính của doanh nghiệp, hoặc không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp, khoản chi này sẽ bị coi là chi phí không được trừ.
• Mối liên hệ với Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay cho người lao động là khoản lợi ích chịu thuế TNCN. Tuy nhiên, khoản thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền thuê nhà tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị.

Các khoản chi phí tiền lương và phúc lợi dễ bị loại trừ cần lưu ý

Công văn cũng gián tiếp nhắc nhở doanh nghiệp về các khoản chi liên quan đến con người dễ bị cơ quan thuế loại trừ nếu không thực hiện đúng quy định:

• Chi tiền lương, tiền công chưa thực tế chi trả: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định pháp luật.
• Chi trang phục bằng tiền mặt vượt định mức: Khoản chi trang phục cho người lao động bằng tiền mặt vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm. Phần vượt định mức này sẽ bị loại trừ khi tính thuế TNDN.
• Chi phúc lợi vượt mức trần quy định: Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (như chi đám hiếu, hỷ, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ gia đình người lao động...) vượt quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi áp dụng văn bản

Để tối ưu hóa chi phí hợp lý và tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Rà soát lại toàn bộ hệ thống hợp đồng lao động, đảm bảo các khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền thuê nhà, tiền bảo hiểm tự nguyện đều được quy định rõ ràng bằng văn bản.
• Hoàn thiện hệ thống chứng từ thanh toán, đặc biệt lưu ý việc thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch thuê tài sản, thuê nhà có giá trị lớn.
• Xây dựng quy chế tài chính và quy chế lương thưởng chặt chẽ, thống nhất để làm căn cứ pháp lý vững chắc giải trình với cơ quan thuế.