Công văn 3315/TC/TCT do Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn chi tiết về thủ tục mua hoá đơn đối với các cơ sở sản xuất, kinh doanh. Văn bản này được ban hành nhằm thống nhất quy trình thực hiện, tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế, đồng thời tăng cường công tác quản lý, sử dụng hóa đơn và phòng chống các hành vi gian lận thuế.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân, cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc các thành phần kinh tế có nhu cầu mua và sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế phát hành để phục vụ hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Thủ tục mua hóa đơn lần đầu

Đối với các cơ sở kinh doanh mới thành lập hoặc lần đầu tiên thực hiện thủ tục mua hóa đơn tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Giấy giới thiệu của tổ chức, cơ sở kinh doanh do người đại diện theo pháp luật ký tên và đóng dấu hợp pháp.
• Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (bản chính để đối chiếu) của người trực tiếp đi mua hóa đơn được giới thiệu.
• Đơn đề nghị mua hóa đơn theo mẫu quy định do đại diện có thẩm quyền của cơ sở kinh doanh ký tên, đóng dấu.
• Bản sao có chứng thực hoặc bản kèm bản chính để đối chiếu của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký thuế (hoặc thông báo mã số thuế).

Thủ tục mua hóa đơn từ lần thứ hai trở đi

Để đơn giản hóa thủ tục hành chính cho các lần mua tiếp theo, cơ sở kinh doanh chỉ cần xuất trình và nộp các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu và giấy tờ tùy thân của người trực tiếp đi mua hóa đơn tương tự như lần đầu.
• Sổ mua hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp trước đó.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của kỳ trước hoặc của lượng hóa đơn đã mua lần trước (bảng kê thanh quyết toán hóa đơn đã sử dụng).
• Đơn đề nghị mua hóa đơn mới, trong đó nêu rõ số lượng hóa đơn cần mua phù hợp với quy mô và nhu cầu hoạt động thực tế của đơn vị.

Trách nhiệm và quy trình giải quyết của cơ quan thuế

Cơ quan thuế có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và thực hiện bán hóa đơn cho người nộp thuế theo đúng quy trình:

• Kiểm tra tính hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ do cơ sở kinh doanh nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc bộ phận quản lý ấn chỉ.
• Đối chiếu tình hình sử dụng hóa đơn thực tế thông qua báo cáo sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp để xác định số lượng hóa đơn được phép mua tiếp theo, tránh tình trạng đầu cơ hoặc sử dụng hóa đơn sai mục đích.
• Thực hiện viết hóa đơn bán hóa đơn, thu tiền và giao hóa đơn cho người mua ngay trong ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ theo quy định.

Trách nhiệm của cơ sở kinh doanh trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn

Sau khi mua hóa đơn từ cơ quan thuế, cơ sở kinh doanh phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý và sử dụng:

• Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin kê khai trong hồ sơ mua hóa đơn và báo cáo sử dụng hóa đơn.
• Thực hiện lưu trữ, bảo quản hóa đơn an toàn, không để xảy ra tình trạng mất mát, hư hỏng hoặc cháy nổ. Trường hợp mất hóa đơn phải báo cáo ngay cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Sử dụng hóa đơn đúng mục đích, ghi chép đầy đủ, rõ ràng các chỉ tiêu trên hóa đơn khi xuất cho khách hàng, tuyệt đối không được mua bán, chuyển nhượng hoặc cho mượn hóa đơn dưới mọi hình thức.

Hiệu lực thi hành

Công văn 3315/TC/TCT có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành. Các quy định hướng dẫn tại văn bản này thay thế hoặc bổ sung cho các hướng dẫn trước đây của Bộ Tài chính về thủ tục mua hóa đơn trái với nội dung tại công văn này. Các cơ quan thuế địa phương và cơ sở kinh doanh có trách nhiệm nghiêm túc triển khai thực hiện.