Giới thiệu chung về Công văn 3256/TCT-TNCN năm 2018

Công văn 3256/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành ngày 15 tháng 08 năm 2018 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động, cụ thể là khoản chi đám hiếu, hỷ cho bản thân và gia đình người lao động.

Chính sách thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản chi hiếu, hỷ

Theo hướng dẫn tại Công văn, các khoản chi trực tiếp cho người lao động mang tính chất phúc lợi như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.
• Tổng số chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (bao gồm cả khoản chi đám hiếu, hỷ nêu trên) không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các khoản chi này.

Chính sách thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN) đối với người lao động

Về nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động khi nhận khoản chi đám hiếu, hỷ từ người sử dụng lao động, Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể như sau:

• Khoản chi đám hiếu, hỷ cho bản thân và gia đình người lao động là khoản chi phúc lợi trực tiếp. Khi khoản chi này nằm trong giới hạn tổng các khoản chi phúc lợi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm của doanh nghiệp (và đã được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN) thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động.
• Trường hợp khoản chi đám hiếu, hỷ nhận được vượt quá mức quy định hoặc không đáp ứng các điều kiện về hồ sơ, chứng từ nêu trên, phần chi vượt hoặc không hợp lệ sẽ phải cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động để kê khai và nộp thuế theo quy định.

Ý nghĩa và lưu ý áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Công văn 3256/TCT-TNCN mang lại sự rõ ràng và tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện chính sách đãi ngộ, chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động. Để áp dụng đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng và hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ (Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc Thỏa ước lao động tập thể) quy định rõ ràng, minh bạch về đối tượng, điều kiện và mức chi đối với khoản hiếu, hỷ.
• Thực hiện theo dõi, tổng hợp và kiểm soát chặt chẽ tổng quỹ chi phúc lợi trong năm để đảm bảo không vượt quá giới hạn 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện.
• Lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan như giấy báo hỷ, giấy phúng viếng, quyết định chi tiền của ban giám đốc và danh sách ký nhận tiền của người lao động để làm căn cứ giải trình khi quyết toán thuế.