Công văn 3194/TCT-CS năm 2024 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm giải đáp các vướng mắc liên quan đến chính sách hóa đơn điện tử. Văn bản tập trung làm rõ các quy định về thời điểm lập hóa đơn, phương thức xử lý hóa đơn có sai sót và trách nhiệm tuân thủ của người nộp thuế theo quy định pháp luật hiện hành.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa, dịch vụ

Tổng cục Thuế hướng dẫn việc xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ:

• Đối với hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định).
• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người nộp thuế phải thực hiện xử lý theo các nguyên tắc cụ thể sau:

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua: Nếu hóa đơn chỉ sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua và nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa: Người bán và người mua có thể thỏa thuận lựa chọn một trong hai phương thức: lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
• Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót: Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho người bán để kiểm tra và giải trình. Người bán phải thực hiện phản hồi và xử lý hóa đơn sai sót theo thời hạn ghi trên thông báo.

Quy định về xử phạt hành vi vi phạm thời điểm lập hóa đơn

Văn bản nhấn mạnh việc không tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP:

• Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm: Tùy thuộc vào mức độ vi phạm (có dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế hay không) và thời gian chậm trễ, người nộp thuế có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền theo các khung hình phạt quy định.
• Biện pháp khắc phục: Người nộp thuế buộc phải lập hóa đơn theo đúng quy định đối với các giao dịch kinh tế phát sinh nhằm đảm bảo tính minh bạch và quyền lợi của người mua hàng.