Tóm tắt Công văn 3167/TCT-CS năm 2017 về viết tắt tên, địa chỉ trên hóa đơn

Công văn 3167/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng chữ viết tắt khi ghi tiêu thức tên, địa chỉ của người mua và người bán trên hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, nhằm tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong quá trình lập hóa đơn khi thông tin tên hoặc địa chỉ quá dài.

- Căn cứ pháp lý và nguyên tắc chung

• Căn cứ quy định tại điểm b Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính).
• Trường hợp tên hoặc địa chỉ của người mua/người bán quá dài, trên hóa đơn người lập được phép viết tắt một số từ ngữ thông dụng nhưng phải bảo đảm đầy đủ các thông tin cốt lõi để xác định chính xác đối tượng giao dịch.

- Điều kiện để hóa đơn viết tắt có giá trị hợp lệ

• Đúng Mã số thuế: Tiêu thức Mã số thuế của người mua và người bán phải được ghi chính xác tuyệt đối theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Đảm bảo khả năng định danh: Tên và địa chỉ dù viết tắt nhưng vẫn phải bảo đảm xác định được đúng tên, địa chỉ của doanh nghiệp/cá nhân và không làm thay đổi bản chất thông tin.
• Chính xác số nhà, tên đường: Thông tin số nhà, tên đường, tên các đơn vị hành chính phải được thể hiện rõ ràng, không làm sai lệch địa chỉ đăng ký thuế.

- Các từ ngữ viết tắt thông dụng được chấp nhận trên hóa đơn

• Hình thức tổ chức/doanh nghiệp: "Trách nhiệm hữu hạn" viết tắt thành "TNHH"; "Cổ phần" viết tắt thành "CP"; "Doanh nghiệp tư nhân" viết tắt thành "DNTN"; "Hợp tác xã" viết tắt thành "HTX".
• Địa giới hành chính: "Phường" viết tắt thành "P."; "Quận" viết tắt thành "Q."; "Thành phố" viết tắt thành "TP"; "Thị xã" viết tắt thành "TX"; "Huyện" viết tắt thành "H."; "Tỉnh" viết tắt thành "T.".
• Lĩnh vực và địa danh khác: "Sản xuất" viết tắt thành "SX"; "Thương mại" viết tắt thành "TM"; "Dịch vụ" viết tắt thành "DV"; "Khu công nghiệp" viết tắt thành "KCN"; "Việt Nam" viết tắt thành "VN".

- Hướng dẫn áp dụng về Thuế và Chi phí được trừ

• Hóa đơn được lập có sử dụng các từ ngữ viết tắt theo đúng hướng dẫn và bảo đảm chính xác mã số thuế thì được coi là hóa đơn hợp lệ, hợp pháp.
• Bên mua được sử dụng hóa đơn này để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Cơ quan thuế địa phương không được từ chối khấu trừ thuế hoặc loại chi phí đối với các hóa đơn viết tắt đúng quy định nêu trên.