Tóm tắt Công văn 3136/CTHN-TTHT năm 2023 về xử lý hóa đơn sai sót

Công văn 3136/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh thực hiện đúng quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Văn bản căn cứ trên các quy định cốt lõi tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC để giải quyết các vướng mắc thực tế phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo hướng dẫn

Dưới đây là các phương án xử lý cụ thể đối với từng trường hợp sai sót được Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn chi tiết:

• Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác
  • Người bán thực hiện thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn mới.
  • Người bán thực hiện gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).
• Trường hợp 2: Sai mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng
  • Người bán có thể lựa chọn một trong hai phương thức xử lý: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc Lập hóa đơn điện tử thay thế.
  • Phương thức lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm". Các nội dung điều chỉnh tăng (ghi dấu cộng) hoặc giảm (ghi dấu trừ) phải phù hợp với thực tế điều chỉnh.
  • Phương thức lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".
  • Người bán ký số và gửi hóa đơn mới (điều chỉnh hoặc thay thế) cho người mua (đối với hóa đơn không có mã) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã mới trước khi gửi cho người mua (đối với hóa đơn có mã).
• Trường hợp 3: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót
  • Người bán thực hiện gửi Thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
  • Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã hủy để gửi cho người mua.

Quy định về thời hạn và thủ tục nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT

Cục Thuế thành phố Hà Nội lưu ý người nộp thuế về việc nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế:

• Thời hạn gửi thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT được thực hiện bất cứ thời điểm nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế.
• Việc gửi thông báo kịp thời giúp cơ quan thuế cập nhật trạng thái hóa đơn trên hệ thống dữ liệu quốc gia, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về thuế đối với doanh nghiệp.

Ý nghĩa và lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Việc ban hành Công văn 3136/CTHN-TTHT giúp thống nhất quy trình xử lý hóa đơn sai sót, giảm thiểu rủi ro tranh chấp giữa người mua và người bán, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong công tác quản lý thuế. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống hóa đơn, phối hợp chặt chẽ với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để thực hiện đúng các bước kỹ thuật theo hướng dẫn của cơ quan thuế.