Tổng quan về Công văn 28131/CTHN-TTHT năm 2024

Công văn 28131/CTHN-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành năm 2024 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế đối với các khoản chi phúc lợi cho nhân viên. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi mang tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động.

Chính sách Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí phúc lợi

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, các khoản chi thực tế phát sinh có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi nằm trong danh mục các khoản chi phúc lợi được pháp luật cho phép, bao gồm: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm hưu trí tự nguyện và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Tổng số chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Việc xác định quỹ lương thực tế thực hiện được căn cứ vào tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định.

Chính sách Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản phúc lợi

Nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích mà người lao động nhận được từ chính sách phúc lợi của doanh nghiệp được phân định rõ ràng dựa trên tính chất nhận diện cá nhân thụ hưởng:

• Các khoản chi phúc lợi bằng tiền hoặc không bằng tiền do người sử dụng lao động chi cho người lao động mà ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động đó.
• Trường hợp khoản chi phúc lợi mang tính chất tập thể, phục vụ chung cho cả tập thể người lao động và không xác định được danh sách cá nhân cụ thể được thụ hưởng thì khoản thu nhập này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Đối với các khoản chi cụ thể như chi đám hiếu, hỷ cho bản thân và gia đình người lao động, nếu mức chi phù hợp với quy định chung của doanh nghiệp và quy chế tài chính của đơn vị thì được áp dụng các quy định miễn thuế hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế theo hướng dẫn hiện hành của Bộ Tài chính.

Chính sách Thuế giá trị gia tăng (GTGT) liên quan đến phúc lợi nhân viên

Công văn cũng làm rõ nguyên tắc khấu trừ và kê khai thuế GTGT đối với các hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ phục vụ phúc lợi:

• Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào để phục vụ cho hoạt động phúc lợi trực tiếp cho người lao động (như mua quà tặng, chi phí tổ chức nghỉ mát, khám sức khỏe định kỳ) được khấu trừ nếu đáp ứng các điều kiện về hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên.
• Khi doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ để cho, tặng hoặc phục vụ phúc lợi cho người lao động, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT và tính thuế GTGT đầu ra theo quy định. Giá tính thuế GTGT trong trường hợp này là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Xây dựng và hoàn thiện quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ hoặc thỏa ước lao động tập thể, trong đó quy định rõ ràng, cụ thể các khoản chi phúc lợi, định mức chi và đối tượng được hưởng.
• Lưu trữ đầy đủ hệ thống chứng từ, bao gồm quyết định chi của ban giám đốc, danh sách người lao động nhận hỗ trợ, hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.
• Thực hiện theo dõi, hạch toán riêng biệt các khoản chi phúc lợi để dễ dàng đối chiếu với giới hạn 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện khi quyết toán thuế TNDN cuối năm.