Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Hiện nay một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã và đang thực hiện công tác sắp xếp lại một số đơn vị hành chính cấp xã (cấp xã) theo Nghị quyết số 37-NQ/TW ngày 24 tháng 12 năm 2018 của Bộ Chính trị và các Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội dẫn đến hệ thống hồ sơ địa chính của các xã cũ không còn phù hợp với địa giới hành chính của xã mới khi được thành lập, sắp xếp lại. Vì vậy, để đảm bảo hệ thống hồ sơ địa chính phù hợp với đường địa giới mới của đơn vị hành chính cấp xã sau sắp xếp, phục vụ kịp thời công tác quản lý nhà nước về đất đai, Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với các xã sau khi thực hiện sắp xếp lại để thành lập đơn vị hành chính cấp xã mới, cụ thể như sau:

1. Trường hợp nhập xã

1.1. Về Mã đơn vị hành chính cấp xã

Theo quy định tại điểm c Điều 1 Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08 tháng 7 năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Bảng danh mục và mã số các đơn vị hành chính Việt Nam thì: xã hợp nhất có trụ sở Ủy ban nhân dân đóng tại xã nào thì mang mã số của xã đó, mã số của xã còn lại bị đóng và không cấp lại cho đơn vị hành chính khác. Việc quản lý, sắp xếp và cấp mã mới cho đơn vị hành chính các cấp khi có thay đổi do Tổng cục Thống kê hướng dẫn thực hiện.

1.2. Về chỉnh lý số thứ tự tờ bản đồ địa chính hiện có

Theo quy định tại Điều 17 Thông tư số 25/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 5 năm 2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về bản đồ địa chính thì khi có quyết định thay đổi địa giới hành chính, lập đơn vị hành chính mới thì phải thực hiện chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê và các tài liệu liên quan khác. Việc chỉnh lý phải được thực hiện đảm bảo nguyên tắc phù hợp với quyết định thành lập đơn vị hành chính mới và hạn chế xáo trộn hệ thống bản đồ địa chính và hồ sơ địa chính. Căn cứ quy định tại khoản 6 Điều 5 Thông tư số 25/2014/TT-BTNMT, Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo việc đánh lại số thứ tự tờ bản đồ địa chính theo hướng giữ lại số thứ tự các tờ bản đồ địa chính của xã sau khi hợp nhất có trụ sở Ủy ban nhân dân đóng trên địa bàn, đánh lại số thứ tự tờ bản đồ địa chính của xã còn lại theo số tiếp theo số thứ tự tờ bản đồ địa chính có số thứ tự lớn nhất của xã kia.

Ví dụ: xã A có 100 mảnh bản đồ địa chính (số thứ tự từ 1 đến 100) sáp nhập với xã B có 50 mảnh bản đồ địa chính (số thứ tự từ 1 đến 50) thành xã AB (gồm 150 mảnh bản đồ địa chính), sau khi sáp nhập có trụ sở Ủy ban nhân dân đóng trên địa bàn xã A thì việc đánh lại số thứ tự tờ bản đồ địa chính của xã AB như sau: giữ nguyên số thứ tự tờ bản đồ địa chính của xã A (từ 1 đến 100), chỉnh lý số thứ tự tờ bản đồ địa chính của xã B theo số tiếp theo số thứ tự tờ bản đồ địa chính có số thứ tự lớn nhất của xã A (tức là chỉnh lý số thứ tự tờ bản đồ địa chính xã B từ 1 đến 50 thành từ 101 đến 150 của xã AB).

Trường hợp một số mảnh bản đồ địa chính có đường địa giới xã cũ đi qua thì căn cứ vào yêu cầu thực tiễn tại địa phương, Sở Tài nguyên và Môi trường xem xét quyết định việc ghép mảnh bản đồ địa chính hoặc giữ nguyên mảnh bản đồ địa chính cũ để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu sử dụng và quản lý bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính tại địa phương.

Sổ mục kê và các tài liệu liên quan khác được chỉnh lý theo kết quả biên tập bản đồ.

Đối với các yếu tố thông tin của bản đồ địa chính thuộc đơn vị hành chính xã cũ, Sở Tài nguyên và Môi trường xem xét ghi chú ngoài khung bản đồ để tiện việc tra cứu sử dụng sau này.

1.3. Về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận

a) Về chỉnh lý Giấy chứng nhận đã cấp

- Đối với nội dung điều chỉnh về địa chỉ, số hiệu thửa và tên đơn vị hành chính nơi có thửa đất

Khi người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất thực hiện các quyền mà thực hiện đăng ký đất đai hoặc khi thực hiện cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận hoặc khi người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu xác nhận thay đổi đối với trường hợp sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai ghi nội dung thay đổi địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc địa chỉ thửa đất theo quy định tại điểm g khoản 1 Điều 17 của Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 5 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 14 Điều 6 của Thông tư số 33/2017/TT-BTNMT ngày 29 tháng 9 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường), điểm m khoản 1 Điều 17 của Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT.

- Đối với mã vạch in trên Giấy chứng nhận

+ Trường hợp khi người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất thực hiện các quyền mà xác nhận thay đổi vào Giấy chứng nhận đã cấp thì mã vạch được giữ nguyên trên Giấy chứng nhận đã cấp;

+ Trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất thực hiện các quyền hoặc khi thực hiện cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận hoặc khi người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận thì mã vạch được thực hiện theo quy định tại Điều 15 của Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT, mã xã được thực hiện trên cơ sở nội dung tại mục 1.1 của Công văn này.

b) Về chỉnh lý Sổ địa chính

Sổ địa chính quy được định tại Điều 21 của Thông tư số 24/2014/TT- BTNMT ngày 19 tháng 5 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính (Thông tư 24/2014/TT-BTNMT). Việc cập nhật, chỉnh lý biến động Sổ địa chính điện tử được thực hiện theo quy định tại Mục 6 Phần II hướng dẫn thể hiện thông tin trên Sổ địa chính điện tử kèm theo tại Mẫu số 01/ĐK Sổ địa chính (Điện tử). Đối với Sổ địa chính dạng giấy đang sử dụng theo các quy định trước ngày 05 tháng 7 năm 2014 (ngày Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT có hiệu lực) thì thực hiện theo quy định tại Mục 10 Phụ lục số 03 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

c) Về Sổ cấp Giấy chứng nhận

Tại Mục 3 Mẫu số 03/ĐK ban hành kèm theo Thông tư số 24/2014/TT- BTNMT hướng dẫn lập Sổ cấp Giấy chứng nhận thì Giấy chứng nhận đã ký được vào Sổ cấp giấy theo thứ tự liên tiếp tương ứng với thứ tự cấp Giấy chứng nhận. Do đó, đề nghị Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo việc đánh số thứ tự khi thực hiện cấp Giấy chứng nhận lần đầu hoặc đối với các trường hợp thực hiện đăng ký biến động mà phải cấp mới Giấy chứng nhận thì thực hiện đánh số thứ tự tiếp theo của Sổ cấp Giấy chứng nhận có số thứ tự lớn nhất. Khi thực hiện cấp mới Giấy chứng nhận đối với các trường hợp đăng ký biến động thì phải thực hiện việc ghi chú vào Sổ cấp Giấy chứng nhận đã cấp trước đó theo quy định tại Điểm 4.7 Mẫu số 03/ĐK.

1.4. Về Cơ sở dữ liệu đất đai

a) Mã đơn vị hành chính cấp xã

Chọn mã đơn vị hành chính cấp xã theo mã xã hợp nhất.

b) Cập nhật số thứ tự tờ bản đồ địa chính

Cập nhật số thứ tự tờ bản đồ địa chính trong cơ sở dữ liệu địa chính của xã còn lại theo số tiếp theo số thứ tự lớn nhất của tờ bản đồ địa chính của xã có trụ sở Ủy ban nhân dân đóng trên địa bàn.

c) Cập nhật địa chỉ thửa đất và địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nếu có thay đổi.

2. Trường hợp tách xã thành các xã riêng biệt

2.1. Về Mã đơn vị hành chính cấp xã

Theo quy định tại Điểm c Điều 1 Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg thì:

+ Xã có trụ sở Ủy ban nhân dân đóng trên địa điểm cũ thì mang mã số cũ.

+ Xã có trụ sở Ủy ban nhân dân đóng trên địa điểm mới được xếp vào vị trí phù hợp và cấp mã số mới.

2.2. Về chỉnh lý số thứ tự tờ bản đồ địa chính hiện có

Không thực hiện đánh lại số thứ tự tờ bản đồ địa chính sau khi chia tách xã để hình thành các xã mới riêng biệt.

Ví dụ: Xã AB có 200 mảnh bản đồ địa chính (số thứ tự từ 1 đến 200) tách thành xã A có 80 mảnh bản đồ địa chính (số thứ tự từ 1 đến 80) và xã B có 120 mảnh bản đồ địa chính (số thứ tự từ 81 đến 200). Sau khi chia tách xã thì vẫn giữ nguyên số thứ tự tờ bản đồ địa chính của xã A từ 1 đến 80 và số thứ tự tờ bản đồ địa chính của xã B từ 81 đến 200.

Các yếu tố thông tin của bản đồ địa chính thuộc đơn vị hành chính xã cũ, Sở Tài nguyên và Môi trường xem xét ghi chú ngoài khung bản đồ để tiện việc tra cứu sử dụng sau này. Sổ mục kê và các tài liệu liên quan khác được chỉnh lý theo kết quả của bản đồ địa chính.

2.3. Về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận

Việc chỉnh lý Giấy chứng nhận đã cấp, Sổ địa chính và Sổ cấp Giấy chứng nhận được thực hiện tương tự như hướng dẫn tại Điểm 1.3 Mục 1 Công văn này.

2.4. Về cơ sở dữ liệu đất đai

a) Mã đơn vị hành chính cấp xã

Chọn mã đơn vị hành chính cấp xã theo mã xã mới hình thành.

b) Cập nhật địa chỉ thửa đất và địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nếu có thay đổi.

3. Trường hợp tách một phần xã để hợp nhất với xã khác

3.1. Về chỉnh lý số thứ tự tờ bản đồ địa chính hiện có

Việc chỉnh lý lại số thứ tự tờ bản đồ địa chính theo hướng giữ nguyên số thứ tự các tờ bản đồ địa chính đối với phần diện tích còn lại của xã bị tách (phần diện tích không bị sáp nhập với xã khác) và số thứ tự các tờ bản đồ địa chính của xã nhập (xã sáp nhập một phần diện tích của xã kia vào), chỉnh lý lại số thứ tự tờ bản đồ địa chính đối với phần diện tích bị tách ra theo số tiếp theo số thứ tự tờ bản đồ địa chính có số thứ tự lớn nhất của nhập.

Ví dụ: Xã AB có 300 mảnh bản đồ địa chính (số thứ tự từ 1 đến 300) tách ra một phần diện tích là B có số thứ tự các tờ bản đồ địa chính từ 201 đến 300 (phần giữ lại là xã A có số thứ tự các tờ bản đồ địa chính từ 1 đến 200). Phần diện tích B sáp nhập với xã C (xã C trước khi sáp nhập có 150 mảnh bản đồ địa chính, có số thứ tự từ 1 đến 150) để thành xã BC (gồm 250 mảnh bản đồ địa chính). Sau khi sáp nhập thì việc đánh lại số thứ tự tờ bản đồ địa chính của xã A và xã BC như sau: giữ nguyên số thứ tự tờ bản đồ địa chính của xã A từ 1 đến 200 và xã C từ 1 đến 150, chỉnh lý số thứ tự tờ bản đồ địa chính đối với phần diện tích B theo số tiếp theo số thứ tự tờ bản đồ địa chính có số thứ tự lớn nhất của xã C (tức là chỉnh lý số thứ tự tờ bản đồ địa chính phần diện tích B từ 201 đến 300 thành từ 151 đến 250 của xã BC).

Các nội dung khác thực hiện tương tự nội dung hướng dẫn tại điểm 1.2 Mục 1 Công văn này.

3.2. Về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận

Việc chỉnh lý Giấy chứng nhận đã cấp, Sổ địa chính và Sổ cấp Giấy chứng nhận được thực hiện tương tự như hướng dẫn tại điểm 1.3 Mục 1 Công văn này.

3.3. Về cơ sở dữ liệu đất đai

a) Mã đơn vị hành chính cấp xã

Đối với các thửa đất sáp nhập vào địa phận hành chính của xã khác thì cập nhật theo mã đơn vị hành chính của xã mà thửa đất sáp nhập.

b) Cập nhật số thứ tự tờ bản đồ địa chính

Cập nhật số thứ tự tờ bản đồ địa chính trong cơ sở dữ liệu địa chính đối với các trường hợp chỉnh lý số thứ tự mảnh bản đồ địa chính tại điểm 3.1 Mục 3 của Công văn này.

c) Cập nhật địa chỉ thửa đất và địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nếu có thay đổi.

4. Trường hợp giải thể các xã chỉ còn cấp huyện (đơn vị hành chính cấp huyện không có xã)

4.1. Về chỉnh lý số thứ tự tờ bản đồ địa chính hiện có

Không thực hiện đánh lại số thứ tự tờ bản đồ địa chính sau khi bỏ cấp xã, chỉ còn duy nhất đơn vị hành chính cấp huyện.

Các yếu tố thông tin của bản đồ địa chính thuộc đơn vị hành chính xã cũ, Sở Tài nguyên và Môi trường xem xét ghi chú ngoài khung bản đồ để tiện việc tra cứu sử dụng sau này. Sổ mục kê và các tài liệu liên quan khác được chỉnh lý theo kết quả của bản đồ địa chính.

Do hiện nay theo quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư 25/2014/TT- BTNMT thì Mẫu khung và trình bày khung bản đồ địa chính và mảnh trích đo địa chính (trừ trường hợp mảnh trích đo địa chính phục vụ đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận đơn lẻ, thường xuyên hàng năm) phải được Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận đo vẽ phù hợp hiện trạng. Vì vậy, đối với trường hợp thực hiện đo đạc mới bản đồ địa chính, trích đo địa chính (trừ trường hợp trích đo địa chính phục vụ đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận đơn lẻ, thường xuyên hàng năm) thì Chính quyền địa phương ở huyện thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn mà pháp luật giao cho chính quyền địa phương ở huyện và xã trên phạm vi địa bàn theo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.

4.2. Về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận

a) Về chỉnh lý Giấy chứng nhận đã cấp

- Đối với nội dung điều chỉnh về địa chỉ và tên đơn vị hành chính nơi có thửa đất được thực hiện tương tự như hướng dẫn tại tiết a điểm 1.3 Mục 1 Công văn này.

- Đối với mã vạch in trên Giấy chứng nhận:

Trường hợp khi người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất thực hiện các quyền mà xác nhận thay đổi vào Giấy chứng nhận đã cấp thì mã vạch được giữ nguyên trên Giấy chứng nhận đã cấp.

Theo quy định tại Điều 15 Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT thì mã vạch được dùng để quản lý, tra cứu thông tin về Giấy chứng nhận và hồ sơ cấp Giấy chứng nhận có cấu trúc dưới dạng MV= MX.MN.ST (trong đó: MX là mã đơn vị hành chính cấp xã nơi có đất được thể hiện theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ về danh mục và mã số các đơn vị hành chính Việt Nam; MN là mã năm của Giấy chứng nhận, gồm hai chữ số sau cùng của năm ký cấp Giấy chứng nhận; ST là số thứ tự lưu trữ của hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai tương ứng với Giấy chứng nhận được cấp lần đầu. Trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất thực hiện các quyền hoặc khi thực hiện cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận hoặc khi người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận thì mã vạch được in tại cuối trang 4 khi cấp Giấy chứng nhận đối với cấp huyện không còn đơn vị hành chính cấp xã có cấu trúc dưới dạng MV=MH.MN.ST, trong đó:

+ MH là mã đơn vị hành chính cấp huyện nơi có thửa đất, được thể hiện theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ về danh mục và mã số các đơn vị hành chính Việt Nam.

+ Trường hợp cấp Giấy chứng nhận thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thì ghi thêm mã của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo quy định vào trước mã của cấp huyện nơi có đất.

+ MN là mã của năm cấp Giấy chứng nhận, gồm hai chữ số sau cùng của năm ký cấp Giấy chứng nhận.

+ ST là số thứ tự lưu trữ của hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai tương ứng với Giấy chứng nhận được cấp lần đầu.

Trường hợp một hồ sơ đăng ký mà ghi vào một Giấy chứng nhận không hết, phải ghi vào nhiều Giấy chứng nhận để cấp theo quy định tại Điểm c Khoản 9 Điều 6 và Khoản 8 Điều 7 của Thông tư này thì các Giấy chứng nhận này được ghi chung một số thứ tự lưu trữ của hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai đó.

b) Về chỉnh lý Sổ địa chính và Sổ cấp Giấy chứng nhận

Được thực hiện tương tự như hướng dẫn tại Tiết b và c Điểm 1.3 Mục 1 Công văn này.

c) Thực hiện một số nội dung thuộc trách nhiệm của cấp xã

Theo quy định tại Điều 70 của Nghị định số 43/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đất đai thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thực hiện một số công việc như: xác nhận hiện trạng sử dụng đất so với nội dung kê khai đăng ký, xác nhận nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất, tình trạng tranh chấp sử dụng đất, sự phù hợp với quy hoạch…, niêm yết công khai kết quả kiểm tra hồ sơ.

Tuy nhiên, đối với huyện không còn đơn vị hành chính cấp xã (như huyện đảo Lý Sơn, tỉnh Quảng Ngãi) thì Chính quyền địa phương ở huyện thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn mà pháp luật giao cho chính quyền địa phương ở huyện và xã trên phạm vi địa bàn huyện theo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.

Căn cứ nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở hải đảo quy định tại Điều 73 của Luật tổ chức chính quyền địa phương và Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng nhiệm vụ của phòng chuyên môn trực thuộc huyện để thực hiện nhiệm vụ của cấp xã bảo đảm, nhằm kịp thời thực hiện yêu cầu phát triển kinh tế- xã hội tại địa phương.

4.3. Về cơ sở dữ liệu đất đai

a) Mã đơn vị hành chính

Chuyển đổi mã đơn vị hành chính cấp xã thành mã đơn vị hành chính cấp huyện.

b) Cập nhật địa chỉ thửa đất thành đơn vị hành chính cấp huyện và địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nếu có thay đổi.

5. Về trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính

Trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính thực hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT. Việc chỉnh lý hồ sơ địa chính được thực hiện tại nhiều cơ quan, trong đó Sở tài nguyên và Môi trường là cơ quan chỉ đạo việc thực hiện chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ quan trực tiếp thực hiện việc chỉnh lý gồm: Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện và Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh (đối với địa phương chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai).

6. Bàn giao hồ sơ địa chính

Việc bàn giao hồ sơ địa chính giữa các đơn vị, giữa các cấp để sử dụng phải được thực hiện ngay sau khi chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính theo quy định tại Điều 32 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

Đối với địa phương có đủ điều kiện để chỉnh lý đồng bộ hồ sơ địa chính mà vẫn đáp ứng được yêu cầu quản lý đất đai sau khi thực hiện sắp xếp lại các đơn vị hành chính cấp xã thì thực hiện chỉnh lý đồng bộ hồ sơ địa chính theo quy định hiện hành.

Bộ Tài nguyên và Môi trường đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với các xã sau khi thực hiện sắp xếp lại để thành lập đơn vị hành chính mới theo hướng dẫn ở trên, đảm bảo phù hợp quy định hiện hành và đáp ứng kịp thời công tác quản lý nhà nước về đất đai./.