Giới thiệu về Công văn 27294/CTHN-TTHT năm 2024

Công văn 27294/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2024 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc xác định nghĩa vụ thuế liên quan đến các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động. Văn bản này làm rõ các quy định về thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN), giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật, tối ưu hóa chi phí hợp lý và bảo vệ quyền lợi cho người lao động.

1. Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản chi phúc lợi

Theo hướng dẫn tại Công văn và các quy định pháp luật hiện hành về thuế TNDN, các khoản chi trực tiếp cho phúc lợi của người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Các khoản chi phúc lợi được chấp nhận: Bao gồm chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm hưu trí tự nguyện và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Giới hạn mức chi được trừ: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Cách xác định tháng lương bình quân thực tế: Được xác định bằng quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho số tháng hoạt động thực tế trong năm. Quỹ lương thực tế thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ quyết toán (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
• Yêu cầu về chứng từ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các khoản chi không có hóa đơn (như hiếu, hỷ), doanh nghiệp phải có quyết định chi, danh sách nhận tiền có chữ ký của người lao động hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (nếu có hóa đơn). Quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp phải quy định rõ điều kiện và mức hưởng các khoản phúc lợi này.

2. Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản chi phúc lợi

Về thuế TNCN, Công văn hướng dẫn cụ thể cách phân loại các khoản chi phúc lợi để xác định nghĩa vụ thuế của người lao động:

• Trường hợp tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Các khoản chi phúc lợi bằng tiền hoặc hiện vật do người sử dụng lao động chi trực tiếp cho người lao động, nếu khoản chi này ghi rõ tên cá nhân người lao động được thụ hưởng thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động theo quy định.
• Trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Đối với các khoản chi phúc lợi mang tính chất tập thể, phục vụ chung cho toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp mà không ghi rõ tên cá nhân thụ hưởng (ví dụ: chi tổ chức ngày hội gia đình, chi liên hoan tập thể, chi nghỉ mát chung cho toàn công ty mà không phân bổ chi tiết cho từng cá nhân...) thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Khoản chi đám hiếu, hỷ: Khoản chi hỗ trợ đám hiếu, hỷ cho bản thân và gia đình người lao động phù hợp với mức chi theo quy định của doanh nghiệp và quy chế nội bộ sẽ được xem xét miễn thuế TNCN hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN tùy thuộc vào tính chất chi trả trực tiếp hay gián tiếp và mức khống chế theo quy định của Luật thuế TNCN hiện hành.

3. Chính sách thuế Giá trị gia tăng (GTGT) liên quan

Bên cạnh thuế TNDN và TNCN, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến nghĩa vụ thuế GTGT đối với các hàng hóa, dịch vụ mua ngoài để phục vụ cho mục đích phúc lợi:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua ngoài để cho, tặng hoặc phục vụ trực tiếp cho người lao động (như quà tặng dịp lễ, tết, bánh trung thu, công cụ hỗ trợ...) được khấu trừ nếu đáp ứng các điều kiện về hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nghĩa vụ xuất hóa đơn: Khi doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ để cho, tặng, hoặc phục vụ phúc lợi cho người lao động, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT theo quy định. Giá tính thuế GTGT trong trường hợp này là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động cho, tặng.

4. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tránh bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Hoàn thiện quy chế nội bộ: Xây dựng và ban hành Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc Thỏa ước lao động tập thể một cách rõ ràng, chi tiết. Trong đó, quy định cụ thể các khoản chi phúc lợi, đối tượng được hưởng, mức hưởng và quy trình phê duyệt.
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ minh chứng cho từng khoản chi (ví dụ: giấy chứng nhận kết hôn đối với chi hỷ, giấy chứng tử đối với chi hiếu, danh sách ký nhận tiền, hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ...).
• Kiểm soát hạn mức chi: Thường xuyên theo dõi tổng chi phí phúc lợi trong năm để đảm bảo không vượt quá giới hạn 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện, tránh việc bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN.