Tóm tắt Công văn 2669/TCHQ-GSQL năm 2018 về thực hiện biên bản bàn giao trên Hệ thống E-customs

Công văn 2669/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn Cục Hải quan các tỉnh, thành phố thực hiện thống nhất việc xác nhận biên bản bàn giao hàng hóa chịu sự giám sát hải quan trên Hệ thống E-customs (Hệ thống V5). Đây là văn bản chỉ đạo nghiệp vụ quan trọng giúp chuẩn hóa quy trình, tăng cường tính liên thông và giám sát chặt chẽ luồng hàng hóa di chuyển giữa các địa bàn hải quan.

Quy trình thực hiện biên bản bàn giao trên Hệ thống E-customs

Công văn hướng dẫn chi tiết trách nhiệm của Chi cục Hải quan nơi đi và Chi cục Hải quan nơi đến trong việc thiết lập và xác nhận biên bản bàn giao điện tử:

• Đối với Chi cục Hải quan nơi đi: Có trách nhiệm thiết lập biên bản bàn giao trên Hệ thống E-customs ngay sau khi hoàn thành thủ tục niêm phong hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có). Thông tin bàn giao phải được cập nhật đầy đủ, chính xác về số lượng, chủng loại, số niêm phong hải quan và tuyến đường vận chuyển.
• Đối với Chi cục Hải quan nơi đến: Ngay khi hàng hóa đến địa điểm đích, công chức hải quan phải thực hiện kiểm tra tình trạng niêm phong, đối chiếu thông tin thực tế với thông tin trên Hệ thống E-customs. Tiến hành xác nhận phản hồi biên bản bàn giao trên hệ thống để hoàn thành chu trình giám sát hải quan.

Xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình bàn giao

Để đảm bảo hoạt động thông quan không bị gián đoạn, Tổng cục Hải quan đưa ra các giải pháp xử lý cụ thể cho các trường hợp phát sinh:

• Sự cố đường truyền hoặc lỗi hệ thống: Trong trường hợp Hệ thống E-customs gặp sự cố không thể truyền nhận dữ liệu điện tử, các đơn vị hải quan thực hiện việc bàn giao và xác nhận bằng biên bản giấy (thủ công). Sau khi hệ thống hoạt động bình thường trở lại, Chi cục Hải quan nơi đi và nơi đến phải cập nhật bổ sung thông tin vào hệ thống để theo dõi thống nhất.
• Sai lệch thông tin hàng hóa hoặc niêm phong: Trường hợp phát hiện sai lệch giữa thông tin trên hệ thống và thực tế hàng hóa, hoặc niêm phong có dấu hiệu bất thường, Chi cục Hải quan nơi đến phải lập biên bản ghi nhận vụ việc, tạm dừng việc xác nhận trên hệ thống và tiến hành kiểm tra, xử lý theo quy định pháp luật.

Trách nhiệm triển khai và giám sát thực hiện

Tổng cục Hải quan yêu cầu các đơn vị trực thuộc nghiêm túc triển khai các nội dung sau:

• Cục Hải quan các tỉnh, thành phố: Chỉ đạo, giám sát chặt chẽ các Chi cục Hải quan trực thuộc thực hiện đúng quy trình bàn giao trên hệ thống; không để xảy ra tình trạng chậm trễ trong việc xác nhận biên bản bàn giao gây ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp và công tác quản lý của ngành.
• Cục Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan: Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, đường truyền ổn định cho Hệ thống E-customs; kịp thời hỗ trợ khắc phục các lỗi phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống bàn giao điện tử.