Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001; để giúp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý tốt công tác lưu trữ trong phạm vi tỉnh, Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện. Bản hướng dẫn này thay thế văn bản số 330/NVĐP của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 02/8/1996 do có một số điểm không còn phù hợp với tình hình mới. Trên cơ sở bản hướng dẫn này, mỗi tỉnh, mỗi huyện cần xây dựng ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện cho phù hợp với đặc điểm ở địa phương theo những hướng dẫn dưới đây:

I. Hướng dẫn xây dựng Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là huyện):

1. Nguyên tắc xây dựng Danh mục số 1:

Các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu gồm những nhóm sau đây:

1. Cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương.

2. Cơ quan tư pháp ở địa phương.

3. Cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương.

4. Cơ quan sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân.

5. Doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân ra Quyết định thành lập.

6. Tổ chức xã hội, xã hội - nghề nghiệp ở địa phương hoạt động có sự hỗ trợ kinh phí của Nhà nước.

2. Hướng dẫn xây dựng Danh mục số 1:

Trên cơ sở những nguyên tắc đã nêu trên, dựa vào hai bản Danh mục mẫu tại Phụ lục 1 và Phụ lục 2 ban hành kèm theo văn bản này, căn cứ vào thực tế; mỗi tỉnh, mỗi huyện cần xây dựng để ban hành Danh mục số 1 cụ thể của địa phương mình. Khi xây dựng Danh mục số 1 cần lưu ý một số điểm sau đây:

- Tên những cơ quan, tổ chức trong Danh mục mẫu chỉ mang tính chất tham khảo vì chúng phổ biến ở nhiều tỉnh vào thời điểm hiện nay. Tên gọi chính thức của từng cơ quan, tổ chức cần phải căn cứ theo Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền.

- Các cơ quan thuộc hệ thống ngành dọc, ví dụ như Thuế, Bảo hiểm xã hội, Hải quan, Thống kê... vẫn thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện.

- Các cơ quan song trùng lãnh đạo nhưng hoạt động theo kinh phí do Ủy ban nhân dân cấp vẫn thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện.

- Các tổ chức chính trị - xã hội (Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động, Đoàn Thanh niên, Hội Liên hiệp phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Hội Nông dân) không thuộc diện giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện.

- Các cơ quan thuộc ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao ở địa phương sẽ thực hiện chế độ nộp lưu tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn khác của cơ quan có thẩm quyền.

- Các tổ chức xã hội, xã hội nghề nghiệp hoạt động theo kinh phí của Ủy ban nhân dân cấp hàng năm thì vẫn thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung Lâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện.

- Các đơn vị trực thuộc các cơ quan, tổ chức được thống kê tại Danh mục số 1, thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Cục Lưu trữ Nhà nước sẽ có hướng dẫn sau (Danh mục số 2).

- Đối với các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp hoạt động …..… thì cần có chế độ khuyến khích biếu tặng hoặc ký gửi tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện.

II. Hướng dẫn ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện:

Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện do Lưu trữ tỉnh, huyện soạn thảo để Ủy ban nhân dân cùng cấp ban hành kèm theo Quyết định.

Đối với Lưu trữ huyện, Trung tâm Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ soạn thảo văn bản trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký để hướng dẫn, chỉ đạo Ủy ban nhân dân các huyện trong tỉnh xây dựng ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra các huyện thực hiện văn bản sau khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành.

Đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nghiên cứu thực hiện văn bản này. Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc, đề nghị phản ánh về Cục Lưu trữ Nhà nước theo địa chỉ: Số 12 phố Đào Tấn, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình - Hà Nội. Điện thoại: 04. 8327007.

PHỤ LỤC 1

DANH MỤC THAM KHẢO SỐ 1 CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH
(Ban hành kèm theo văn bản số 26/LTNN-NVĐP ngày 22 tháng 01 năm 2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước)

1. Hội đồng nhân dân tỉnh (bao gồm cả Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh).

2. Tòa án nhân dân tỉnh.

3. Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh.

4. UBND tỉnh (bao gồm cả Văn phòng HĐND và UBND tỉnh).

5. Thanh tra tỉnh.

6. Ban Tổ chức chính quyền tỉnh.

7. Sở Địa chính (Hoặc Sở Địa chính - Nhà đất).

8. Sở Tư pháp.

9. Sở Kế hoạch và Đầu tư.

10. Sở Tài chính - Vật giá.

11. Sở Thương mại (hoặc Sở Thương mại - Du lịch).

12. Sở Công nghiệp.

13. Sở Xây dựng.

14. Sở Giao thông - Vận tải (hoặc Sở Giao thông - Công chính).

15. Sở Khoa học-Công nghệ và Môi trường (hoặc Sở Khoa học và Công nghệ).

16. Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

17. Sở Thủy sản (hoặc Sở Thủy - Hải sản).

18. Sở Văn hóa - Thông tin.

19. Sở Thể dục - Thể thao.

20. Sở Giáo dục và Đào tạo.

21. Sở Y tế.

22. Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

23. Ủy ban Dân số, Gia đình và Trẻ em.

24. Ban Dân tộc và Tôn giáo.

25. Ban (Hội đồng) Thi đua khen thưởng tỉnh.

26. Ban Quản lý các Khu công nghiệp và chế xuất.

27. Hội đồng liên minh các Hợp tác xã và Doanh nghiệp ngoài quốc doanh.

28. Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh.

29. Kho Bạc Nhà nước tỉnh.

30. Ngân hàng Nhà nước tỉnh (bao gồm cả các Ngân hàng Ngoại thương, Công thương, Nông nghiệp, Hỗ trợ người nghèo..).

31. Bảo hiểm xã hội tỉnh.

32. Điện lực tỉnh.

33. Bưu điện tỉnh.

34. Cục Thống kê.

35. Cục Thuế.

36. Cục Hải quan.

37. Chi cục Kiểm lâm.

38. Chi cục Di dân kinh tế mới (Chi cục Di dân định canh định cư).

39. Chi cục Thú y.

40. Chi cục Bảo vệ thực vật.

41. Chi nhánh Quỹ hỗ trợ và phát triển.

42. Công ty Thương mại, Xuất nhập khẩu tổng hợp tỉnh.

43. Công ty Du lịch (hoặc Công ty Khách sạn và Du lịch).

44. Công ty Đầu tư phát triển nhà.

45. Công ty Xi măng.

46. Công ty Điện tử.

47. Công ty Khoáng sản.

48. Công ty Cao su.

49. Công ty Thủy điện.

50. Hội Liên hiệp các Tổ chức Hữu nghị tỉnh (hoặc Hội Liên hiệp Hòa bình - Đoàn kết và Hữu nghị).

51. Hội Nhà báo.

52. Hội liên hiệp Văn học - Nghệ thuật.

53. Hội Chữ thập đỏ.

54. Hội Người mù.

55. Các cơ quan khác trực thuộc UBND tỉnh.

PHỤ LỤC 2

DANH MỤC THAM KHẢO SỐ 1 CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HUYỆN
(Ban hành kèm theo văn bản số 26/LTNN-NVĐP ngày 22 tháng 01 năm 2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước)

1. HĐND huyện.

2. Tòa án nhân dân huyện.

3. Viện Kiểm sát nhân dân huyện.

4. UBND huyện (bao gồm cả Văn phòng UBND huyện).

5. Thanh tra huyện.

6. Phòng Tư pháp.

7. Phòng Tổ chức chính quyền.

8. Phòng Địa chính (hoặc Phòng Địa chính - Nhà đất).

9. Phòng Kế hoạch (hoặc Phòng Kinh tế - Kế hoạch).

10. Phòng Tài chính - Vật giá (hoặc Phòng Tài chính - Thương mại).

11. Phòng Công nghiệp - Xây dựng - Giao thông.

12. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

13. Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.

14. Phòng Văn hóa - Thông tin - Thể thao.

15. Phòng Giáo dục (hoặc Phòng Giáo dục và Đào tạo).

16. Phòng Y tế.

17. Ban Tôn giáo (hoặc Ban Tôn giáo - Dân tộc).

18. Ủy ban Dân số, Gia đình và Trẻ em huyện.

19. Hội đồng Thi đua huyện.

20. Đài Phát thanh huyện.

21. Kho bạc Nhà nước huyện.

22. Ngân hàng Nhà nước huyện (bao gồm cả các Ngân hàng Công thương, Nông nghiệp, Hỗ trợ người nghèo..).

23. Bảo hiểm xã hội huyện.

24. Điện lực huyện.

25. Bưu điện huyện.

26. Phòng Thống kê.

27. Chi cục Thuế.

28. Công ty Kinh doanh tổng hợp huyện.

29. Công ty Xây dựng và Kinh doanh nhà.

30. Công ty Dịch vụ nông nghiệp.

31. Công ty Khai thác công trình thủy lợi.

32. Công ty Du lịch - Văn hóa.

33. Công ty Vườn quả du lịch.

34. Trung tâm Bồi dưỡng chính trị.

35. Trung tâm Dạy nghề.

36. Trung tâm Thể dục thể thao.

37. Trung tâm Y tế.

38. Nhà Văn hóa.

39. Ban Quản lý dự án.

40. Các cơ quan khác trực thuộc UBND huyện.