Giới thiệu chung về Công văn 2578/CT-TTHT năm 2014

Công văn 2578/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn về chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan đến các khoản chi phí phát sinh cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định rõ tính hợp lệ của các khoản chi phí phúc lợi, tiền thuê nhà, vé máy bay khi tính thuế.

1. Quy định về chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo hướng dẫn, các khoản chi phí liên quan đến người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Điều kiện về hợp đồng lao động: Các khoản chi như tiền thuê nhà, tiền vé máy bay về nước, học phí cho con của người lao động nước ngoài phải được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Hóa đơn và chứng từ hợp lệ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật. Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Bản chất khoản chi: Các khoản chi này phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoặc là một phần của chi phí tiền lương, tiền công mang tính chất tiền lương, tiền công được quy định rõ ràng.

2. Quy định về thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản lợi ích kèm theo

Công văn cũng làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động nước ngoài đối với các khoản lợi ích mà doanh nghiệp chi trả hộ:

• Chi phí thuê nhà: Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động, nhưng mức tính vào thu nhập chịu thuế không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà).
• Chi phí vé máy bay về nước: Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi về nước một lần trong năm cho người lao động nước ngoài về phép không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Nếu phát sinh từ lần thứ hai trở đi trong năm, khoản chi này sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
• Học phí cho con của người lao động: Khoản học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam từ bậc học mầm non đến trung học phổ thông do doanh nghiệp trả hộ (thanh toán trực tiếp cho nhà trường theo hóa đơn) không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

3. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tránh bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kiểm tra kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng lao động ký với người nước ngoài, đảm bảo các khoản chi trả hộ được quy định chi tiết và rõ ràng.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh như: hộ chiếu, giấy phép lao động, vé máy bay, cuống vé, hóa đơn tiền thuê nhà, hợp đồng thuê nhà và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tương ứng.
• Thực hiện khấu trừ thuế TNCN đúng quy định đối với phần chi phí vượt định mức hoặc không thuộc diện miễn thuế trước khi chi trả thu nhập cho người lao động.