Tóm tắt Công văn 246/CT-TTHT về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 246/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế theo đúng quy định hiện hành.

Các nguyên tắc cốt lõi để xác định chi phí được trừ

Theo hướng dẫn tại Công văn, để một khoản chi phí của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Tính thực tế của khoản chi: Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán, hợp đồng, biên bản bàn giao...).
• Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phí đặc thù

Công văn cũng làm rõ cách xác định tính hợp lệ đối với một số nhóm chi phí phổ biến phát sinh trong quá trình vận hành của doanh nghiệp:

• Chi phí tiền lương, tiền thưởng cho người lao động: Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng hoặc chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị; chi khen thưởng con em của người lao động có thành tích tốt trong học tập...) được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, đang được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và được trích khấu hao theo đúng khung thời gian quy định của Bộ Tài chính mới được chấp nhận là chi phí hợp lý.

Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp

Để tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thực hiện quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ đối với phần chi phí vượt định mức quy định hoặc các khoản chi không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Các khoản chi phí không tương ứng với doanh thu tính thuế (trừ một số khoản chi đặc thù theo quy định) sẽ không được thừa nhận là chi phí hợp lý.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm tự kê khai, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các hồ sơ, chứng từ chi phí đã hạch toán.