Công văn 2445/TCT-CS năm 2024 do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi phí liên quan cho người lao động nước ngoài chưa được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định đúng các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, tránh các rủi ro pháp lý và truy thu thuế.

- Cơ sở pháp lý về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Tổng cục Thuế căn cứ vào các quy định pháp luật hiện hành để đưa ra hướng dẫn xử lý chi phí đối với lao động nước ngoài, bao gồm:

• Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC) quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Theo đó, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Các quy định tại Bộ luật Lao động năm 2019 về điều kiện người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có Giấy phép lao động (GPLĐ) hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp.

- Nguyên tắc xác định chi phí tiền lương của lao động nước ngoài chưa có giấy phép lao động

Văn bản làm rõ nguyên tắc đối với các khoản chi trả cho người lao động nước ngoài trong thời gian chưa được cấp giấy phép lao động:

• Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam bắt buộc phải tuân thủ các điều kiện tuyển dụng và sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam. Việc có Giấy phép lao động hợp lệ là điều kiện tiên quyết để xác lập quan hệ lao động hợp pháp.
• Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động và chi trả tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, chi phí bảo hiểm hoặc các khoản chi phí khác (như chi phí thuê nhà, chi phí vé máy bay) cho người lao động nước ngoài trong thời gian người này chưa được cấp Giấy phép lao động hoặc chưa có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động của cơ quan có thẩm quyền, thì các khoản chi này được xác định là không phù hợp với quy định của pháp luật lao động.
• Do vi phạm quy định pháp luật chuyên ngành về lao động, các khoản chi nêu trên không đáp ứng điều kiện là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật thuế TNDN.

- Hướng dẫn xử lý thuế TNDN cụ thể đối với doanh nghiệp

Tổng cục Thuế đưa ra hướng dẫn cụ thể cho các cơ quan thuế địa phương và doanh nghiệp thực hiện như sau:

• Doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với toàn bộ các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thù lao và các khoản chi phí khác có tính chất tiền lương, tiền công chi trả cho người lao động nước ngoài không có Giấy phép lao động.
• Các khoản chi phí phụ trợ liên quan trực tiếp đến người lao động nước ngoài chưa có giấy phép lao động như chi phí làm thủ tục visa, chi phí thuê nhà, chi phí đưa đón, chi phí đóng bảo hiểm bắt buộc hoặc bảo hiểm tự nguyện cũng không được chấp nhận là chi phí hợp lý được trừ.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm tự rà soát, kê khai điều chỉnh giảm chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN đối với các khoản chi cho lao động nước ngoài chưa đủ điều kiện pháp lý về giấy phép lao động trong kỳ tính thuế.

- Khuyến nghị và lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tối ưu hóa chi phí thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Nhanh chóng hoàn thiện các thủ tục xin cấp Giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài ngay khi họ bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
• Xây dựng hợp đồng lao động, quy chế tài chính, quy chế lương thưởng rõ ràng, trong đó quy định cụ thể các khoản chi trả cho người lao động nước ngoài phù hợp với thời điểm được cấp Giấy phép lao động.
• Chủ động phân loại và tách biệt các khoản chi phí phát sinh trước và sau khi người lao động nước ngoài được cấp Giấy phép lao động để thực hiện kê khai thuế TNDN chính xác, tránh bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm hành chính về thuế và tính tiền chậm nộp khi thanh tra, kiểm tra thuế.