Ngày 25/8/2008, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 03/2008/TT-BTP hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng yêu cầu các cấp, các ngành tiếp tục thực hiện nghiêm túc Kế hoạch số 1271/KH-UBND ngày 02/8/2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh về triển khai thực hiện Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

Để hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây gọi tắt là công tác chứng thực) trên địa bàn tỉnh được thực hiện thống nhất, từng bước chuyển giao việc công chứng các hợp đồng, giao dịch cho tổ chức hành nghề công chứng theo tinh thần Thông tư số 03/2008/TT-BTP của Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn thực hiện một số điểm cụ thể như sau:

1. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã tổ chức rà soát, bố trí đủ về số lượng và đảm bảo về tiêu chuẩn nghiệp vụ cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã, không để số cán bộ này kiêm nhiệm công tác khác. Nơi nào cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã chưa được đào tạo trung cấp pháp lý hoặc chưa có máy photocopy thì phòng tư pháp nơi đó được chứng thực các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã sau khi đã báo cáo và được sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

2. Để tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, kể từ ngày 01/01/2009, Ủy ban nhân dân các phường, xã trên địa bàn Thị xã Cao Bằng không chứng thực các hợp đồng, giao dịch. Cán bộ tư pháp - hộ tịch các xã, phường trên địa bàn Thị xã Cao Bằng có trách nhiệm hướng dẫn các cá nhân, tổ chức đến Phòng công chứng số 1 và các văn phòng công chứng (nếu được thành lập) để công chứng các hợp đồng, giao dịch.

Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thuộc các huyện được chứng thực các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã, trong đó có các hợp đồng thế chấp, bảo đảm bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, nhất thiết phải do cán bộ tư pháp - hộ tịch tiếp nhận, giải quyết và lưu trữ hồ sơ.

3. Việc thu, nộp, quản lý, sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 92/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17/10/2008 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp và các quy định khác của pháp luật về phí và lệ phí. Riêng mức thu lệ phí chứng thực các hợp đồng, giao dịch của Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã tiếp tục thực hiện theo Phụ lục số 2 ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP ngày 21/11/2001.

4. Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.