Công văn 2397/HTQTCT-HT được ban hành bởi Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực nhằm tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện đăng ký khai sinh cho các đối tượng đặc biệt, cụ thể là người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, người mất năng lực hành vi dân sự hoặc người không có khả năng nhận thức, làm chủ hành vi. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp bảo đảm quyền được khai sinh của mọi cá nhân theo quy định của pháp luật dân sự và hộ tịch.

- Đối tượng áp dụng và phạm vi hướng dẫn

• Văn bản tập trung hướng dẫn việc đăng ký khai sinh cho người đã trưởng thành nhưng bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, mất năng lực hành vi dân sự hoặc có khiếm khuyết về thể chất, tâm thần dẫn đến việc không thể tự mình thực hiện quyền đăng ký khai sinh.
• Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các đối tượng yếu thế trong xã hội, giúp họ có đầy đủ giấy tờ tùy thân để thực hiện các giao dịch dân sự và hưởng các chính sách an sinh xã hội của Nhà nước.

- Người có quyền yêu cầu đăng ký khai sinh cho đối tượng bị hạn chế năng lực hành vi dân sự

• Người giám hộ đương nhiên hoặc người giám hộ được cử: Trong trường hợp người cần đăng ký khai sinh đã được Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự và có người giám hộ hợp pháp, người giám hộ này có trách nhiệm và quyền hạn thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh thay cho họ.
• Người thân thích ruột thịt: Trường hợp chưa có quyết định tuyên bố của Tòa án hoặc chưa cử được người giám hộ chính thức, cha, mẹ, vợ, chồng, con hoặc anh, chị, em ruột của người đó có quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh để bảo vệ quyền lợi cho người thân của mình.
• Cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng, chăm sóc: Đối với người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự đang được nuôi dưỡng tại các cơ sở bảo trợ xã hội hoặc các trung tâm y tế, người đứng đầu cơ sở đó có trách nhiệm lập hồ sơ và thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh cho đối tượng.

- Thủ tục và hồ sơ đăng ký khai sinh theo hướng dẫn

• Tờ khai đăng ký khai sinh: Người thực hiện thủ tục điền đầy đủ thông tin vào tờ khai theo mẫu quy định, trong đó nêu rõ mối quan hệ với người được khai sinh hoặc tư cách đại diện, giám hộ hợp pháp.
• Giấy tờ chứng minh sự kiện sinh: Giấy chứng sinh do cơ sở y tế cấp. Trường hợp không có giấy chứng sinh thì phải có văn bản xác nhận của người làm chứng hoặc giấy cam đoan về sự kiện sinh có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
• Giấy tờ chứng minh tình trạng năng lực hành vi dân sự: Quyết định của Tòa án về việc tuyên bố mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự (nếu có), hoặc các giấy tờ xác nhận tình trạng khuyết tật, tâm thần của cơ quan y tế có thẩm quyền.
• Giấy tờ chứng minh tư cách người đại diện: Quyết định cử người giám hộ hoặc các giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh của người đi khai sinh để đối chiếu.

- Thẩm quyền giải quyết đăng ký khai sinh

• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú) của người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc nơi cư trú của người giám hộ, người đại diện có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký khai sinh.
• Công chức tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin, hướng dẫn người dân hoàn thiện hồ sơ một cách thuận lợi nhất, tránh gây phiền hà, sách nhiễu cho các đối tượng yếu thế.

- Ý nghĩa pháp lý của hướng dẫn

• Góp phần hoàn thiện hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ đối tượng nào trong việc thực hiện quyền nhân thân cơ bản nhất là quyền được khai sinh và có họ, tên, quốc tịch.
• Tạo cơ sở pháp lý thống nhất cho các cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương giải quyết các trường hợp đặc biệt, phức tạp vốn gặp nhiều vướng mắc trước đây do thiếu quy định chi tiết.