Công văn 2321/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 12 tháng 06 năm 2015 nhằm hướng dẫn các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các doanh nghiệp về việc quản lý và sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc phát sinh liên quan đến việc xử lý hóa đơn khi tổ chức kinh doanh có sự thay đổi về thông tin đăng ký thuế như tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở chính.

Công văn 2321/TCT-CS đưa ra các hướng dẫn chi tiết dựa trên quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, cụ thể như sau:

• Trường hợp thay đổi tên hoặc địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Doanh nghiệp được phép tiếp tục sử dụng các hóa đơn đã tự in, đặt in hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế còn dư. Để tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện đóng dấu tên mới, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn. Đồng thời, doanh nghiệp phải gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số TB04/AC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Trường hợp thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đi. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn, gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng và Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến.
• Quy định đối với bên mua khi nhận hóa đơn đóng dấu thông tin mới: Các hóa đơn đã được người bán xử lý bằng cách đóng dấu tên, địa chỉ mới theo đúng hướng dẫn nêu trên vẫn được coi là hóa đơn hợp pháp. Bên mua được sử dụng các hóa đơn này để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn là đáp ứng đầy đủ các điều kiện khấu trừ, chi phí theo quy định pháp luật.

Công văn này đóng vai trò quan trọng trong việc tháo gỡ khó khăn cho cộng đồng doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh. Việc cho phép đóng dấu thông tin mới lên hóa đơn cũ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn lại hóa đơn, tránh lãng phí tài nguyên và giảm bớt thủ tục hành chính rườm rà. Đồng thời, văn bản cũng tạo cơ sở pháp lý rõ ràng để cơ quan thuế các cấp thống nhất phương thức quản lý, tránh gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.