Công văn 2316/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt tập trung vào việc xác định chi phí được trừ đối với khoản chi mua vé máy bay qua mạng (trực tuyến) cho người lao động đi công tác.

- Nội dung cốt lõi của Công văn 2316/CT-TTHT

Văn bản làm rõ các điều kiện để doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với chi phí mua vé máy bay trực tuyến. Quy định này giúp tháo gỡ vướng mắc cho nhiều doanh nghiệp trong bối cảnh giao dịch thương mại điện tử ngày càng phổ biến.

- Điều kiện để chi phí mua vé máy bay qua mạng là chi phí được trừ

Theo hướng dẫn, để khoản chi mua vé máy bay qua mạng cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ sau:

• Vé máy bay điện tử (E-ticket) hợp lệ theo quy định của hãng hàng không.
• Thẻ lên máy bay (Boarding pass) để chứng minh chuyến đi thực tế đã diễn ra (đây là chứng từ bắt buộc tại thời điểm ban hành công văn năm 2017).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp trực tiếp thanh toán cho hãng hàng không hoặc đại lý vé).

- Hướng dẫn trường hợp thanh toán bằng thẻ cá nhân của người lao động

Trong trường hợp doanh nghiệp giao cho người lao động trực tiếp mua vé máy bay qua mạng và thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ cá nhân, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động, chi phí này vẫn được chấp nhận là chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện:

• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp có quy định rõ ràng về việc cho phép người lao động thanh toán chi phí công tác bằng thẻ cá nhân và được doanh nghiệp hoàn trả lại.
• Có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác do ban giám đốc ký duyệt.
• Có vé máy bay điện tử và thẻ lên máy bay (boarding pass) mang tên người lao động được cử đi công tác.
• Có chứng từ thanh toán tiền vé của cá nhân người lao động cho hãng hàng không hoặc đại lý (sao kê tài khoản thẻ cá nhân).
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp chuyển khoản hoàn trả lại tiền cho người lao động.

- Ý nghĩa pháp lý và lưu ý áp dụng cho doanh nghiệp

Công văn 2316/CT-TTHT tạo cơ sở pháp lý rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động trong việc thiết lập quy chế nội bộ và chuẩn bị chứng từ kế toán. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tính đồng bộ của hồ sơ: Tên trên vé máy bay, thẻ lên máy bay và quyết định cử đi công tác phải trùng khớp với thông tin của người lao động thuộc biên chế hoặc hợp đồng của doanh nghiệp.
• Quy chế nội bộ: Phải được ban hành bằng văn bản chính thức trước khi phát sinh các giao dịch thanh toán bằng thẻ cá nhân để đảm bảo tính hợp lệ khi quyết toán thuế.
• Việc lưu trữ thẻ lên máy bay (boarding pass) là cực kỳ quan trọng để tránh bị cơ quan thuế loại chi phí khi thanh tra, kiểm tra thuế TNDN.