Tóm tắt Công văn 2174/CT-TTHT năm 2013 về hóa đơn, chứng từ do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Công văn 2174/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi hộ, thu hộ giữa các đơn vị. Đây là một trong những nghiệp vụ phổ biến nhưng dễ gây nhầm lẫn trong quá trình hạch toán kế toán và thực hiện nghĩa vụ thuế.

1. Quy định về lập hóa đơn đối với khoản chi hộ mang tên doanh nghiệp chi hộ

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí cho đơn vị khác (như chi hộ tiền lương, tiền bảo hiểm, hoặc các chi phí dịch vụ khác theo thỏa thuận), nếu các hóa đơn, chứng từ của nhà cung cấp dịch vụ được xuất dưới tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp chi hộ, thì:

• Khi thu lại tiền chi hộ từ phía đơn vị được chi hộ, doanh nghiệp chi hộ phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
• Trên hóa đơn phải ghi rõ là thu hồi khoản chi hộ, áp dụng thuế suất thuế GTGT tương ứng với loại hàng hóa, dịch vụ đã chi hộ trước đó.
• Doanh nghiệp chi hộ thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT đầu ra và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng theo quy định pháp luật.

2. Quy định về chứng từ đối với khoản chi hộ mang tên đơn vị được chi hộ

Trường hợp doanh nghiệp chi hộ thanh toán các khoản chi phí mà hóa đơn, chứng từ từ nhà cung cấp dịch vụ được xuất trực tiếp dưới tên, địa chỉ và mã số thuế của đơn vị được chi hộ (đơn vị thụ hưởng thực tế), quy trình xử lý chứng từ được quy định như sau:

• Doanh nghiệp chi hộ không phải lập hóa đơn GTGT khi thu lại tiền từ đơn vị được chi hộ.
• Doanh nghiệp chi hộ chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) và bàn giao toàn bộ hóa đơn, chứng từ gốc của nhà cung cấp cho đơn vị được chi hộ.
• Đơn vị được chi hộ căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ gốc mang tên mình để hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

3. Điều kiện khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lệ đối với các khoản chi hộ

Để đảm bảo các khoản chi hộ được tính là chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, các bên cần lưu ý các điều kiện sau:

• Phải có văn bản thỏa thuận hoặc hợp đồng rõ ràng giữa hai bên về việc chi hộ, thu hộ, trong đó quy định cụ thể trách nhiệm, nghĩa vụ và phương thức thanh toán.
• Các khoản chi hộ phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính.
• Đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), việc thanh toán giữa các bên và thanh toán cho nhà cung cấp phải thực hiện qua phương thức thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế.

4. Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Công văn 2174/CT-TTHT giúp làm rõ ranh giới giữa hoạt động cung cấp dịch vụ thông thường và hoạt động chi hộ, thu hộ thuần túy. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai trường hợp nêu trên để áp dụng đúng quy định về lập hóa đơn, tránh việc bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn hoặc bị truy thu thuế do kê khai sai quy định.