Kính gửi : Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 01 tháng 4 năm 2006, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định số 158/2005/NĐ-CP) sẽ có hiệu lực thi hành. Để triển khai Nghị định này, Bộ Tư pháp hướng dẫn các địa phương một số nội dung liên quan đến việc việc in, phát hành, sử dụng sổ đăng ký hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch (sau đây gọi là sổ, biểu mẫu hộ tịch) và lệ phí hộ tịch như sau:

1.Về việc in, phát hành và sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch, thời hạn và cách thức sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch cũ:

a)Việc in, phát hành và sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch, thời hạn sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch cũ.

- Ngày 29/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 01/2006/QĐ-BTP về việc ban hành sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch, theo đó Bộ Tư pháp thống nhất in và phát hành trên phạm vi cả nước 16 loại biểu mẫu hộ tịch, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương in 08 loại sổ đăng ký hộ tịch và 41 loại biểu mẫu hộ tịch.

Bộ Tư pháp đang khẩn trương tổ chức in và phát hành cho các địa phương để kịp đưa vào sử dụng từ đầu tháng 4 năm 2006 đối với các biểu mẫu hộ tịch sau: Giấy khai sinh (Bản chính) - mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp; Giấy khai sinh ( Bản sao) - mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp; Giấy khai sinh (Bản chính - Cấp lại) - mẫu sử dụng tại UBND cấp huyện; Giấy khai sinh (Bản chính - Cấp lại) - mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp; Giấy chứng nhận kết hôn (Bản chính - Đăng ký lại) - mẫu sử dụng tại UBND cấp xã; Giấy chứng nhận kết hôn (Bản sao - Đăng ký lại) - mẫu sử dụng tại UBND cấp xã; Giấy chứng nhận kết hôn (Bản chính - đăng ký lại) - mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp; Giấy chứng nhận kết hôn (Bản sao - Đăng ký lại) - mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp; Giấy chứng tử (Bản chính - mẫu sử dụng tại sở Tư pháp; Giấy chứng tử (Bản sao) - mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp.

Về phương thức phát hành biểu mẫu hộ tịch do Bộ Tư pháp in vẫn tiếp tục thực hiện theo cơ chế hiện hành: Sở Tư pháp nhận biểu mẫu từ Nhà Xuất bản tư pháp và phân phát cho Phòng Tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp xã. Sở Tư pháp có thể giao cho Phòng Tư pháp trực tiếp nhận biểu mẫu từ Nhà Xuất bản và phát hành cho Uỷ ban nhân dân cấp xã. Trong trường hợp này, Sở Tư pháp phải thông báo với Nhà Xuất bản tư pháp để kịp thời làm thủ tục cung cấp biểu mẫu và thanh toán.

- Đối với sổ, biểu mẫu hộ tịch phân cấp cho Sở Tư pháp in, Bộ Tư pháp sẽ gửi một bộ mẫu sổ, biểu mẫu hộ tịch để các Sở Tư pháp in và phát hành theo đúng hình thức và nội dung theo mẫu. Những mẫu sổ, biểu mẫu hộ tịch này đồng thời cũng được đưa lên trang web của Bộ Tư pháp (http://www.moj.gov.vn).

Sở Tư pháp phải in ngay các sổ, biểu mẫu hộ tịch sau để đưa vào sử dụng: Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch; Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Tờ khai cấp lại bản chính Giấy khai sinh; Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (dùng cho công dân Việt Nam cư trú trong nước); Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (dùng cho công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài); Giâý xác nhận tình trạng hôn nhân (dùng cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước); Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (dùng cho công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài); Tờ khai đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; Giấy xác nhận về việc đã ghi chú vào sổ các việc hộ tịch đã đăng ký trước cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; các mẫu Quyết định.

Bộ Tư pháp đề nghị Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương bố trí kinh phí cho Sở Tư pháp tổ chức in sổ, biểu mẫu hộ tịch được Bộ Tư pháp phân cấp cho địa phương in để kịp thời phục vụ yêu cầu đăng ký hộ tịch của nhân dân. Do yêu cầu về việc sử dụng, lưu trữ lâu dài các sổ, biểu mẫu hộ tịch nên chất lượng in ấn cần được đảm bảo cả về chủng loại, định lượng giấy, độ nét của mực in. Đối với những biểu mẫu có nội dung thể hiện trên 2 trang thì cần in thành 2 mặt của một tờ biểu mẫu, các biểu mẫu được in đen trắng. Để tạo thuận lợi cho người dân khi đăng ký hộ tịch, không bắt buộc người dân phải mua các tờ khai tại cơ quan đăng ký hộ tịch mà họ có thể tự làm các tờ khai theo mẫu quy định.

Các địa phương căn cứ vào chi phí trong việc in và phát hành để áp dụng mức giá hợp lý đối với sổ, biểu mẫu hộ tịch. Không được phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch với giá quá cao.

Nếu địa phương nào không có Điều kiện tổ chức in sổ, biểu mẫu hộ tịch do Bộ Tư pháp phân cấp, thì kịp thời thông báo về Nhà Xuất bản tư pháp để phối hợp in và phát hành.

- Để tránh lãng phí trong việc sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch cũ, Bộ Tư pháp đề nghị các địa phương vẫn tiếp tục sử dụng các sổ, biểu mẫu hộ tịch được ban hành kèm theo Quyết định 1203 QĐ/TP-HT ngày 26/12/1998 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Đối với các loại sổ đăng ký hộ tịch, các địa phương tiếp tục sử dụng cho đến hết năm 2006. Đối với các biểu mẫu hộ tịch cũ, các địa phương tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/5/2006 (trừ các biểu mẫu Quyết định và các biểu mẫu trước đây sử dụng cho các việc thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nay phân cấp cho Sở Tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã). Nếu địa phương nào không còn mẫu cũ để sử dụng đến hết ngày 31/5/2006 thì thông báo trong thời gian sớm nhất với Nhà xuất bản tư pháp để thực hiện việc Điều chuyển biểu mẫu cũ từ những địa phương còn tồn đọng nhiều.

Sau ngày 31/5/2006, nếu địa phương nào còn tồn mẫu cũ thì lập biên bản trong đó nêu rõ số liệu từng loại và chuyển trả mẫu cũ tồn đọng về Bộ Tư pháp (Nhà xuất bản tư pháp), nếu địa phương đã trả tiền số mẫu này cho Bộ Tư pháp thì sẽ được thanh toán vào tiền mua biểu mẫu mới, nếu chưa thanh toán thì Nhà Xuất bản sẽ làm thủ tục thanh lý để các Sở Tư pháp không phải thanh toán nữa.

b) Cách thức sử dụng sổ đăng ký hộ tịch và một số loại biểu mẫu hộ tịch cũ để đăng ký theo Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch ( sau đây gọi là Nghị định số 158):

- Trong trường hợp giữa biểu mẫu hộ tịch mới và sổ đăng ký hộ tịch cũ có sự không thống nhất về nội dung thì giải quyết như sau:

+ Nếu biểu mẫu hộ tịch mới không có nội dung như trong sổ đăng ký hộ tịch cũ yêu cầu thì để trống Mục đó trong sổ hộ tịch.

+ Nếu biểu mẫu hộ tịch mới có nội dung mà trong sổ đăng ký hộ tịch cũ lại không có thì nội dung đó được ghi vào cột ghi chú của sổ đăng ký hộ tịch.

- Trong trường hợp giữa sổ, biểu mẫu hộ tịch cũ và sổ, biểu mẫu hộ tịch mới có sự không thống nhất về nội dung thì những nội dung có trong sổ, biểu mẫu hộ tịch cũ mà không có trong sổ, biểu mẫu hộ tịch mới thì không bắt buộc phải ghi nội dung đó khi đăng ký hộ tịch theo Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

- “Phần ghi chú việc thay đổi, cải chính các nội dung trong Giấy khai sinh” được sử dụng như sau:

Đối với việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, Điều chỉnh hộ tịch thực hiện tại Sở Tư pháp, thì vẫn ghi chú các nội dung giống như quy định cũ, phần nội dung ghi chú phải được đóng dấu Sở Tư pháp.

Đối với việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, Điều chỉnh hộ tịch thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện thì ghi họ tên và chữ ký của cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp vào phần ghi “ Họ tên và chữ ký của cán bộ hộ tịch”, phần nội dung ghi chú phải được đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Đối với việc thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch, Điều chỉnh hộ tịch thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã thì ghi họ tên và chữ ký của cán bộ Tư pháp hộ tịch vào phần ghi “Họ tên và chữ ký của cán bộ hộ tịch”, phần nội dung ghi chú phải được đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.

2.Về lệ phí đăng ký hộ tịch:

Theo quy định tại Nghị định số 24/2006/NĐ-CP ngày 06/3/2006 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 57/2002/NĐ- ngày 03/6/2002 của Chính phủ quy định chi Tiết thi hành Pháp lệnh Phí và Lệ phí (sau đây gọi là Nghị định số 24/2006/NĐ-CP), thì Hội đồng nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền quy định về lệ phí hộ tịch đối với các loại việc hộ tịch do cơ quan địa phương thực hiện. Thẩm quyền quy định đối với lệ phí bao gồm việc quy định chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng lệ phí và mức thu cho từng loại việc cụ thể, vì vậy, Bộ Tư pháp đề nghị Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khẩn trương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp Dự thảo văn bản quy định về lệ phí đăng ký hộ tịch để ban hành trong thời gian sớm nhất.

Khi dự thảo văn bản quy định về lệ phí đăng ký hộ tịch, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải đề cập đến việc miễn lệ phí hộ tịch về đăng ký kết hôn, đăng ký nuôi con nuôi cho người dân thuộc các dân tộc ở vùng sâu, vùng xa; miễn lệ phí hộ tịch về đăng ký khai sinh cho trẻ em của hộ nghèo theo quy định tại Nghị định số 24/2006/NĐ-CP. Mức thu lệ phí đăng ký hộ tịch cần được quy định hợp lý.

Trong khi địa phương nào chưa kịp ban hành văn bản quy định về lệ phí đăng ký hộ tịch, thì có thể vận dụng áp dụng mức thu lệ phí theo quy định của Quyết định số 57/2000/QĐ-BTC ngày 20/04/2000 của Bộ Tài chính vào việc thu lệ phí đăng ký hộ tịch.

Đối với những việc mới phát sinh theo Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có thể báo cáo Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố vận dụng Quyết định số 57/2000/QĐ-BTC ngày 20/4/2000 của Bộ Tài chính quy định về việc thu lệ phí đăng ký hộ tịch với mức thu hợp lý.

Mức thu lệ phí đăng ký hộ tịch bao gồm các chi phí hồ sơ liên quan đến giải quyết việc đăng ký hộ tịch.

Bộ Tư pháp đề nghị Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan tâm chỉ đạo để việc triển khai thực hiện Nghị định mới của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch đạt được kết quả tốt.