Tóm tắt Công văn 20849/CTHN-TTHT năm 2021 về thuế thu nhập cá nhân đối với khoản chi phí đi lại cho người lao động

Công văn 20849/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và người lao động xác định nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phí đi lại do người sử dụng lao động chi trả. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp làm rõ ranh giới giữa khoản lợi ích tập thể không chịu thuế và khoản lợi ích cá nhân phải chịu thuế TNCN.

- Quy định về chi phí đưa đón người lao động mang tính tập thể

• Trường hợp doanh nghiệp tổ chức xe đưa đón người lao động từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại theo hình thức tập thể (chung cho nhiều người lao động) thì khoản chi phí này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Đây được xác định là khoản phúc lợi tập thể, phục vụ chung cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, không đích danh cho riêng bất kỳ cá nhân nào.

- Quy định về khoản chi phí đi lại chi trả đích danh cho cá nhân

• Trường hợp doanh nghiệp không tổ chức xe đưa đón tập thể mà chi trả khoản tiền đi lại (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) trực tiếp cho từng cá nhân người lao động để tự túc phương tiện đi lại từ nhà đến nơi làm việc và ngược lại, thì khoản thu nhập này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động.
• Khoản chi này được coi là lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công mà người lao động được hưởng từ người sử dụng lao động.

- Quy định đối với khoản chi phí đi lại khi đi công tác (Công tác phí)

• Khoản chi phí đi lại phát sinh trong quá trình đi công tác của người lao động (như vé máy bay, vé tàu xe, taxi...) được thực hiện theo đúng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Mức chi công tác phí không tính vào thu nhập chịu thuế phải phù hợp với quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Trường hợp doanh nghiệp chi công tác phí cao hơn mức quy định chung thì phần chi vượt phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

- Điều kiện để tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

• Để các khoản chi phí đi lại nêu trên được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp, các khoản chi này phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đồng thời, các khoản chi phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau của doanh nghiệp: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần căn cứ vào tình hình thực tế chi trả tại đơn vị mình để áp dụng đúng quy định pháp luật thuế hiện hành, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ nghĩa vụ thuế đối với nhà nước.