Tóm tắt Công văn 20057/CT-TTHT năm 2018 về chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp

Công văn số 20057/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về việc hạch toán, khấu trừ thuế đối với các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp mới thành lập xác định rõ quyền lợi và nghĩa vụ thuế liên quan đến các khoản chi phí chuẩn bị hoạt động.

- Quy định về khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Đối với các hóa đơn, chứng từ chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Các sáng lập viên phải có văn bản ủy quyền hợp pháp cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ các khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp.
• Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ trong giai đoạn này được phép mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền để phục vụ cho việc thành lập doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán lại cho bên được ủy quyền kèm theo đầy đủ chứng từ thanh toán.
• Thuế GTGT đầu vào ghi trên các hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền được kê khai, khấu trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

- Quy định về xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu thỏa mãn các điều kiện cụ thể:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động chuẩn bị thành lập doanh nghiệp như: chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo, chi phí thuê văn phòng, mua sắm công cụ dụng cụ.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định. Trường hợp hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền thì phải kèm theo văn bản ủy quyền và chứng từ thanh toán thực tế giữa doanh nghiệp và người được ủy quyền.
• Đối với các khoản chi phí không đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định vô hình thì được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh với thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp đi vào hoạt động chính thức.

- Điều kiện và thủ tục hồ sơ bắt buộc để hợp lệ hóa chi phí

Để các khoản chi phí trước khi thành lập được cơ quan thuế chấp thuận là hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm:

• Văn bản ủy quyền của các sáng lập viên cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chi hộ (phải được lập trước thời điểm phát sinh chi phí).
• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền.
• Chứng từ thanh toán thực tế của tổ chức, cá nhân được ủy quyền cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán hoàn trả tiền giữa doanh nghiệp mới thành lập và tổ chức, cá nhân được ủy quyền.
• Biên bản bàn giao toàn bộ hóa đơn, chứng từ gốc và các tài sản, công cụ dụng cụ tương ứng từ người được ủy quyền sang cho doanh nghiệp.

- Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế:

• Các hóa đơn phát sinh trước ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu không có văn bản ủy quyền trước đó sẽ không được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Thời gian phân bổ chi phí trả trước (tối đa 3 năm) phải được thực hiện nhất quán và theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.
• Mọi giao dịch thanh toán hoàn trả cho người được ủy quyền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thực hiện qua tài khoản ngân hàng để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ.