Tổng quan về Công văn 19297/CTHN-TTHT năm 2023

Công văn 19297/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2023 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản chi phí lệ phí thi chứng chỉ do doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp và người lao động xác định rõ các khoản chi phí đào tạo, thi cử nào được miễn thuế TNCN và khoản nào phải tính vào thu nhập chịu thuế.

Các quy định cốt lõi về thuế thu nhập cá nhân đối với lệ phí thi chứng chỉ

1. Trường hợp lệ phí thi chứng chỉ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN

Theo hướng dẫn tại Công văn và đối chiếu với các quy định pháp luật hiện hành về thuế TNCN (đặc biệt là Thông tư 111/2013/TT-BTC), khoản chi phí thi chứng chỉ do người sử dụng lao động chi trả cho người lao động sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Khoản chi phí đào tạo, thi lấy chứng chỉ nhằm mục đích nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động để phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Việc đào tạo và thi chứng chỉ phải phù hợp với vị trí công việc, chuyên môn nghiệp vụ mà người lao động đang đảm nhận tại doanh nghiệp.
• Chương trình đào tạo, thi cử phải nằm trong kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp đã được phê duyệt hoặc có quyết định cử đi học, đi thi của ban lãnh đạo doanh nghiệp.
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán lệ phí thi chứng chỉ phải được xuất cho doanh nghiệp (ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp) theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn.

2. Trường hợp lệ phí thi chứng chỉ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN

Ngược lại, doanh nghiệp phải cộng khoản lệ phí thi chứng chỉ vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động trong các trường hợp sau:

• Khoản chi trả lệ phí thi chứng chỉ mang tính chất cá nhân, không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc không liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của vị trí công việc mà người lao động đang đảm nhiệm.
• Khoản chi trả ghi rõ tên cá nhân nhận lợi ích (ví dụ: hóa đơn, chứng từ thi chứng chỉ xuất cho tên cá nhân người lao động và doanh nghiệp chỉ thanh toán lại dưới dạng khoán chi hoặc hỗ trợ cá nhân mà không có quy chế, kế hoạch đào tạo cụ thể).
• Các chứng chỉ mang tính chất phổ thông, không thuộc phạm vi yêu cầu bắt buộc hoặc khuyến khích chuyên môn của doanh nghiệp đối với vị trí công tác của người lao động đó.

3. Nguyên tắc áp dụng và lưu ý đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp pháp và tối ưu hóa chi phí cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Xây dựng quy chế nội bộ rõ ràng: Doanh nghiệp cần ban hành quy chế tài chính, quy chế đào tạo hoặc thỏa ước lao động tập thể, trong đó quy định rõ các trường hợp doanh nghiệp hỗ trợ hoặc chi trả toàn bộ chi phí thi chứng chỉ cho người lao động.
• Hoàn thiện hồ sơ chứng từ: Khi phát sinh chi phí, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm: Quyết định cử đi thi/đào tạo, kế hoạch đào tạo năm, hóa đơn tài chính hợp lệ mang thông tin doanh nghiệp, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
• Xác định đúng đối tượng chịu thuế: Kế toán doanh nghiệp cần phân loại kỹ lưỡng từng loại chứng chỉ và đối tượng người lao động để thực hiện kê khai, khấu trừ thuế TNCN chính xác, tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.