Tổng quan về Công văn 17657/CTHN-TTHT năm 2021

Công văn 17657/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp có hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ từ các nhà cung cấp nước ngoài. Văn bản này giải đáp chi tiết các vướng mắc liên quan đến tính pháp lý và điều kiện chấp nhận hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) dưới dạng bản scan gửi qua các phương tiện điện tử để làm căn cứ hạch toán kế toán và xác định nghĩa vụ thuế.

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh hóa đơn thương mại từ nước ngoài

Cục Thuế thành phố Hà Nội căn cứ vào hệ thống pháp luật hiện hành để đưa ra hướng dẫn, cụ thể bao gồm:

• Luật Kế toán năm 2015: Quy định về chứng từ kế toán, chứng từ điện tử và các yêu cầu về tính bảo mật, toàn vẹn thông tin của tài liệu kế toán.
• Luật Thuế giá trị gia tăng và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp: Quy định về các điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Các quy định về quản lý thuế và hải quan: Điều chỉnh thủ tục nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ và nghĩa vụ nộp thuế ở khâu nhập khẩu.

2. Tính hợp lệ của hóa đơn thương mại bản scan

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, hóa đơn thương mại do tổ chức nước ngoài phát hành không chịu sự điều chỉnh của các quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa của Việt Nam. Do đó, tính hợp lệ của hóa đơn thương mại bản scan được xác định như sau:

• Chấp nhận bản scan qua phương tiện điện tử: Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ nước ngoài và nhận được hóa đơn thương mại dưới dạng bản scan (gửi qua email hoặc hệ thống truyền nhận dữ liệu trực tuyến của nhà cung cấp), bản scan này được chấp nhận làm chứng từ kế toán nếu phản ánh đúng giao dịch thực tế phát sinh.
• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của hóa đơn thương mại bản scan cũng như các hồ sơ, tài liệu kèm theo.
• Yêu cầu dịch thuật: Đối với các chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán và giải trình với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải dịch ra tiếng Việt theo đúng quy định của Luật Kế toán.

3. Điều kiện hạch toán chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT

Để hóa đơn thương mại bản scan được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần phải hoàn thiện và lưu trữ bộ hồ sơ chứng minh giao dịch mua bán là có thật, bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Contract): Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ký kết giữa doanh nghiệp Việt Nam và nhà cung cấp nước ngoài, thể hiện rõ các điều khoản giao nhận, thanh toán.
• Tờ khai hải quan: Đối với trường hợp nhập khẩu hàng hóa vật chất, phải có tờ khai hải quan đã thông quan theo quy định.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (như điện chuyển tiền, giấy báo nợ) phù hợp với thông tin trên hóa đơn thương mại và hợp đồng ký kết.
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu: Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước đối với các khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế nhập khẩu, thuế nhà thầu (nếu có).

4. Công tác lưu trữ và giải trình khi thanh tra thuế

Doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc quản lý nội bộ đối với loại chứng từ này:

• Phải lưu trữ hóa đơn thương mại bản scan cùng với email giao dịch gốc hoặc lịch sử truyền nhận dữ liệu để chứng minh nguồn gốc hợp pháp của chứng từ khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu.
• Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo an toàn, không bị thay đổi thông tin và dễ dàng truy xuất trong thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định pháp luật.
• Mọi trường hợp không cung cấp được chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hoặc không có hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế sẽ bị loại trừ chi phí và không được khấu trừ thuế liên quan.