Giới thiệu về Công văn 1715/HTQTCT-CT năm 2013

Công văn 1715/HTQTCT-CT do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành năm 2013 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm tháo gỡ những vướng mắc, bất cập trong quá trình thực hiện công tác chứng thực tại các địa phương. Văn bản này tập trung hướng dẫn chi tiết về thẩm quyền, thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và chứng thực chữ ký người dịch, góp phần bảo đảm tính thống nhất và đúng pháp luật trong hoạt động chứng thực trên cả nước.

Các nội dung hướng dẫn trọng tâm của Công văn 1715/HTQTCT-CT

- Hướng dẫn về chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài

• Về thẩm quyền giải quyết: Công văn làm rõ thẩm quyền chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài. Theo đó, Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản này, không thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Về trách nhiệm của người thực hiện chứng thực: Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký. Không thực hiện chứng thực chữ ký trong trường hợp giấy tờ, văn bản có nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội hoặc có nội dung tuyên truyền kích động, chống phá Nhà nước.
• Yêu cầu đối với người yêu cầu chứng thực: Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký.

- Hướng dẫn về chứng thực bản sao từ bản chính

• Đối với các loại giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp: Việc chứng thực bản sao từ bản chính chỉ được thực hiện khi các giấy tờ này đã được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Đối với giấy tờ, văn bản có sự kết hợp giữa tiếng Việt và tiếng nước ngoài: Công văn hướng dẫn cụ thể về thẩm quyền tiếp nhận và thực hiện chứng thực nhằm tránh sự đùn đẩy trách nhiệm giữa cơ quan tư pháp cấp huyện và cấp xã.
• Các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính: Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, nát, không xác định được nội dung; bản chính thuộc danh mục bí mật nhà nước hoặc có điều khoản cấm sao chụp.

- Hướng dẫn về chứng thực chữ ký người dịch

• Tiêu chuẩn đối với người dịch: Người dịch phải là người thông thạo thứ tiếng cần dịch, có bằng cấp, chứng chỉ đào tạo phù hợp và phải đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp cấp huyện theo quy định.
• Trách nhiệm của người dịch: Người dịch phải cam kết và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của bản dịch so với nội dung của bản chính.
• Thủ tục thực hiện: Người dịch phải ký trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực. Cơ quan chứng thực thực hiện đối chiếu chữ ký của người dịch với chữ ký mẫu đã đăng ký để thực hiện chứng thực chữ ký theo đúng quy trình.

- Nâng cao trách nhiệm và hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực

• Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra: Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực yêu cầu Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với hoạt động chứng thực tại địa phương nhằm kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các sai phạm.
• Bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác chứng thực: Chú trọng công tác tập huấn, nâng cao năng lực chuyên môn và đạo đức công vụ cho đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã và cán bộ Phòng Tư pháp cấp huyện để hạn chế tối đa sai sót trong quá trình tác nghiệp thực tế.