Tổng quan về Công văn 16/TANDTC-HTQT năm 2021

Công văn 16/TANDTC-HTQT được Tòa án nhân dân tối cao ban hành nhằm đôn đốc, hướng dẫn Tòa án nhân dân các cấp thực hiện nghiêm túc và hiệu quả các quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2019/TTLT-TANDTC-BNG. Đây là văn bản pháp lý quan trọng quy định về việc phối hợp giữa Tòa án và Bộ Ngoại giao (thông qua các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) trong việc tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho đương sự cư trú ở nước ngoài.

1. Mục đích ban hành và yêu cầu phối hợp liên ngành

• Nâng cao hiệu quả tống đạt văn bản tố tụng: Khắc phục các hạn chế, chậm trễ trong quá trình thực hiện ủy thác tư pháp dân sự ra nước ngoài, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các đương sự.
• Tăng cường trách nhiệm phối hợp: Xác định rõ trách nhiệm của Tòa án các cấp và các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trong việc tiếp nhận, chuyển giao và thực hiện hồ sơ ủy thác tư pháp.
• Đảm bảo tính thống nhất: Thống nhất quy trình, biểu mẫu và phương thức giao nhận hồ sơ giữa các cơ quan liên quan theo đúng quy định của Thông tư liên tịch 01/2019/TTLT-TANDTC-BNG.

2. Các nội dung hướng dẫn trọng tâm về lập hồ sơ ủy thác tư pháp

Để đảm bảo hồ sơ ủy thác tư pháp không bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý, Công văn 16/TANDTC-HTQT yêu cầu các Tòa án phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định sau:

• Tính chính xác của thông tin đương sự: Tòa án phải xác minh kỹ lưỡng địa chỉ, thông tin liên lạc của đương sự ở nước ngoài. Địa chỉ phải được ghi rõ ràng bằng ngôn ngữ của nước tiếp nhận hoặc bằng tiếng Anh theo đúng thông lệ quốc tế.
• Hồ sơ dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự: Các văn bản tố tụng gửi đi nước ngoài phải được dịch thuật công chứng sang ngôn ngữ của nước tiếp nhận hoặc ngôn ngữ được nước đó chấp nhận. Việc hợp pháp hóa lãnh sự phải được thực hiện đúng quy định đối với các quốc gia không có hiệp định tương trợ tư pháp song phương với Việt Nam.
• Thời hạn gửi hồ sơ: Tòa án phải chủ động lập và gửi hồ sơ ủy thác tư pháp sớm, đảm bảo thời gian hợp lý để cơ quan đại diện thực hiện việc tống đạt trước ngày mở phiên tòa hoặc phiên họp theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự.

3. Quy trình thực hiện tống đạt và thông báo văn bản tố tụng

Công văn hướng dẫn chi tiết các bước phối hợp thực hiện tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự ở nước ngoài:

• Bước 1: Lập hồ sơ tại Tòa án: Tòa án cấp sơ thẩm hoặc phúc thẩm lập hồ sơ ủy thác tư pháp theo đúng mẫu quy định tại Thông tư liên tịch 01/2019/TTLT-TANDTC-BNG.
• Bước 2: Chuyển giao hồ sơ: Tòa án gửi hồ sơ đến Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để chuyển cho Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện.
• Bước 3: Thực hiện tống đạt tại nước ngoài: Cơ quan đại diện Việt Nam tiến hành tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự theo các phương thức phù hợp với pháp luật nước sở tại và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Bước 4: Thông báo kết quả: Sau khi thực hiện xong hoặc không thực hiện được do nguyên nhân khách quan, Cơ quan đại diện gửi kết quả về Bộ Ngoại giao để chuyển lại cho Tòa án đã yêu cầu.

4. Nghĩa vụ tài chính và chi phí ủy thác tư pháp ra nước ngoài

Một trong những nội dung quan trọng được nhấn mạnh trong Công văn là việc quản lý và thực hiện nghĩa vụ tài chính liên quan đến ủy thác tư pháp:

• Nghĩa vụ nộp chi phí của đương sự: Đương sự có yêu cầu Tòa án giải quyết vụ việc dân sự dẫn đến việc phải thực hiện ủy thác tư pháp ra nước ngoài phải chịu chi phí thực hiện ủy thác tư pháp theo quy định của pháp luật.
• Tạm ứng và thanh quyết toán chi phí: Tòa án có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn đương sự nộp tiền tạm ứng chi phí ủy thác tư pháp. Việc thanh quyết toán chi phí thực tế phải được thực hiện minh bạch, đúng hóa đơn, chứng từ do cơ quan có thẩm quyền cung cấp.

5. Tổ chức thực hiện và chế độ báo cáo

Tòa án nhân dân tối cao yêu cầu Chánh án Tòa án nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm:

• Phổ biến, quán triệt nội dung của Công văn 16/TANDTC-HTQT và Thông tư liên tịch 01/2019/TTLT-TANDTC-BNG đến toàn thể Thẩm phán, Thư ký Tòa án.
• Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện ủy thác tư pháp tại đơn vị mình và các Tòa án nhân dân cấp huyện trực thuộc.
• Kịp thời tổng hợp các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện để báo cáo Tòa án nhân dân tối cao (thông qua Vụ Hợp tác quốc tế) xem xét, giải quyết phối hợp với Bộ Ngoại giao.