Giới thiệu về Công văn 1586/TCT-CS năm 2014

Công văn 1586/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2014 nhằm hướng dẫn và giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc xử lý mất hóa đơn. Văn bản này hệ thống lại các quy định pháp luật quan trọng tại thời điểm ban hành để làm căn cứ giải quyết các hành vi vi phạm về hóa đơn của người mua, thủ tục báo cáo mất hóa đơn, quy trình phối hợp giữa hai bên khi mất liên 2 hóa đơn gốc và thủ tục trả lại hàng hóa.

Thông tin chung về văn bản

• Tên văn bản: Công văn 1586/TCT-CS năm 2014 xử lý mất hóa đơn do Tổng cục Thuế ban hành.
• Cơ quan ban hành: Tổng cục Thuế.
• Nội dung trọng tâm: Hướng dẫn xử lý hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn của người mua và quy trình phối hợp giữa người mua và người bán khi xảy ra sự cố mất hóa đơn liên 2.

Nội dung chi tiết và các quy định cốt lõi

1. Quy định xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn của người mua

Căn cứ theo các quy định pháp luật về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn, hành vi vi phạm của người mua được quy định cụ thể như sau:

• Mức xử phạt tài chính: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua - liên 2) để sử dụng vào mục đích hạch toán kế toán, kê khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách nhà nước.
• Trường hợp ngoại lệ không bị xử phạt: Không áp dụng phạt tiền đối với các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do nguyên nhân bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn.
• Trường hợp miễn phạt tiền: Nếu người mua tìm lại được hóa đơn đã mất trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính thì người mua sẽ không bị phạt tiền.

2. Thủ tục báo cáo khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn

Theo hướng dẫn tại Điều 22 Thông tư số 64/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, khi xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn, các tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh phải thực hiện các bước sau:

• Thời hạn báo cáo: Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), tổ chức, cá nhân phải lập báo cáo và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 64/2013/TT-BTC.
• Quy định về ngày cuối cùng của thời hạn: Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 5) trùng vào ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn báo cáo được tính lùi sang ngày làm việc tiếp theo ngay sau ngày nghỉ đó.

3. Quy trình phối hợp xử lý khi mất liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập

Trong trường hợp người bán đã lập hóa đơn đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc, hai bên phải phối hợp xử lý theo quy trình chặt chẽ:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận rõ ràng sự việc mất hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn đã được người bán khai, nộp thuế vào tháng nào. Biên bản phải có chữ ký, ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) và đóng dấu (nếu có) của cả hai bên.
• Sao chụp và xác nhận hóa đơn: Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn đã mất, người đại diện theo pháp luật của bên bán ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao chụp này để giao cho người mua.
• Giá trị pháp lý của bản sao hóa đơn: Người mua được phép sử dụng bản sao hóa đơn có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán hợp pháp và thực hiện kê khai thuế.
• Trách nhiệm pháp lý: Cả người bán và người mua phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

4. Quy định về việc trả lại hàng hóa và thu hồi hóa đơn

Tại điểm 2.8 Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư số 64/2013/TT-BTC có quy định cụ thể về thủ tục xuất hóa đơn khi trả lại hàng hóa:

• Đối với người mua là tổ chức, cá nhân có hóa đơn: Khi phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng và phải trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, người mua phải lập hóa đơn xuất trả lại hàng cho người bán. Trên hóa đơn phải ghi rõ lý do trả lại hàng do không đúng quy cách, chất lượng và ghi rõ tiền thuế GTGT tương ứng.
• Đối với người mua là đối tượng không có hóa đơn: Khi trả lại hàng hóa, hai bên mua và bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng ban đầu (ghi rõ ký hiệu, số hóa đơn, ngày tháng lập hóa đơn), lý do trả hàng. Đồng thời, bên bán thực hiện thu hồi lại hóa đơn đã lập trước đó.

5. Ý kiến chỉ đạo giải quyết vướng mắc cụ thể của Tổng cục Thuế

Đối với trường hợp vướng mắc cụ thể do Cục Thuế tỉnh Long An báo cáo, Tổng cục Thuế đã đưa ra chỉ đạo xử lý như sau:

• Lý do chưa có cơ sở trả lời trực tiếp: Nội dung công văn báo cáo của Cục Thuế tỉnh Long An chưa nêu rõ các thông tin chi tiết cần thiết bao gồm: đại lý cụ thể làm mất hóa đơn liên 2, số lượng hóa đơn bị mất, tên loại hóa đơn, giá trị hóa đơn, số tiền thuế liên quan, doanh nghiệp bán hàng là đơn vị nào, và thời điểm cụ thể xảy ra việc mất hóa đơn.
• Yêu cầu đối với Cục Thuế tỉnh Long An: Tổng cục Thuế đề nghị Cục Thuế tỉnh Long An tiến hành kiểm tra, làm rõ trường hợp vướng mắc xảy ra tại doanh nghiệp và đại lý nào. Đồng thời, cần kiểm tra cụ thể doanh số, các hóa đơn mà doanh nghiệp đã xuất cho đại lý để làm cơ sở xác định đúng doanh số thực tế và mức thuế khoán phù hợp, từ đó đề xuất phương án xử lý chi tiết báo cáo về Tổng cục Thuế để có cơ sở ban hành văn bản trả lời chính thức.