Giới thiệu chung về Công văn 1407/GSQL-GQ2

Công văn 1407/GSQL-GQ2 do Cục Giám sát quản lý về Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Hải quan tỉnh, thành phố thống nhất thực hiện các quy định liên quan đến việc xây dựng định mức thực tế, lập báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và kiểm tra thực tế tồn kho tại trụ sở doanh nghiệp đối với loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu và doanh nghiệp chế xuất theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC.

- Hướng dẫn về xây dựng định mức thực tế sản xuất

• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có nghĩa vụ tự xây dựng định mức thực tế sử dụng và tỷ lệ hao hụt đối với từng mã sản phẩm sản xuất. Định mức này phải được lưu trữ tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra.
• Phương pháp xác định định mức: Định mức thực tế phải phản ánh đúng lượng nguyên liệu, vật tư thực tế tiêu hao để cấu thành nên một đơn vị sản phẩm xuất khẩu, bao gồm cả tỷ lệ hao hụt tự nhiên hoặc hao hụt do công nghệ trong quá trình sản xuất.
• Thời điểm xây dựng: Doanh nghiệp phải hoàn thành việc xây dựng định mức trước khi thực hiện sản xuất hoặc chậm nhất là tại thời điểm xuất khẩu sản phẩm để phục vụ công tác theo dõi, đối chiếu.

- Hướng dẫn về lập báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư

Việc lập báo cáo quyết toán được thực hiện theo nguyên tắc quản lý của ngành kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp đồng thời nâng cao hiệu quả giám sát của cơ quan hải quan:

• Nguyên tắc lập báo cáo: Báo cáo quyết toán phải được lập trên cơ sở số liệu kế toán của doanh nghiệp (theo dõi qua các tài khoản kho như Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật tư; Tài khoản 155 - Thành phẩm; Tài khoản 156 - Hàng hóa...). Số liệu phải đảm bảo tính thống nhất giữa sổ sách kế toán, chứng từ kho và tờ khai hải quan.
• Mẫu biểu báo cáo: Doanh nghiệp sử dụng các mẫu biểu quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC để kê khai chi tiết lượng nguyên liệu nhập khẩu, lượng nguyên liệu đã tiêu hao để sản xuất sản phẩm xuất khẩu, và lượng tồn kho thực tế cuối kỳ.
• Thời hạn nộp báo cáo: Doanh nghiệp phải nộp báo cáo quyết toán cho cơ quan hải quan quản lý trực tiếp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

- Quy trình kiểm tra thực tế tồn kho tại trụ sở doanh nghiệp

Công văn hướng dẫn cụ thể về thẩm quyền, trình tự và nội dung kiểm tra thực tế tồn kho của cơ quan hải quan nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh gây phiền hà cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp:

• Trường hợp kiểm tra: Cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra thực tế tồn kho dựa trên đánh giá rủi ro, khi phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan hoặc khi số liệu báo cáo quyết toán có sự chênh lệch bất thường so với hệ thống dữ liệu của cơ quan hải quan.
• Nội dung kiểm tra: Đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán, chứng từ kế toán, chứng từ kho với lượng hàng hóa thực tế đang lưu giữ tại kho của doanh nghiệp. Đồng thời, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ và cơ sở khoa học của việc xây dựng định mức thực tế sản xuất.
• Xử lý kết quả kiểm tra: Trường hợp phát hiện chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế tồn kho, cơ quan hải quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình rõ nguyên nhân. Nếu không giải trình được nguyên nhân hợp lý, doanh nghiệp sẽ bị xử lý vi phạm hành chính về hải quan và truy thu thuế theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Ý nghĩa và tác động của văn bản

Công văn 1407/GSQL-GQ2 đóng vai trò quan trọng trong việc tháo gỡ các vướng mắc phát sinh trong quá trình chuyển đổi phương thức quản lý hải quan từ "quản lý theo hợp đồng" sang "quản lý theo báo cáo quyết toán năm". Văn bản giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời chuẩn hóa quy trình kiểm tra sau thông quan của lực lượng hải quan, đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật thuế và hải quan.