Tóm tắt Công văn 1394/CT-TTHT năm 2020 về lập hóa đơn hàng hóa vay mượn

Công văn 1394/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc lập hóa đơn và kê khai thuế đối với hoạt động vay, mượn hàng hóa giữa các doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến việc luân chuyển hàng hóa không đúng thủ tục.

1. Nguyên tắc lập hóa đơn khi xuất hàng hóa cho vay, cho mượn

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, hoạt động cho vay, cho mượn hàng hóa về bản chất là sự chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, quy trình lập hóa đơn được quy định cụ thể như sau:

• Nghĩa vụ lập hóa đơn của bên cho vay: Khi xuất máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu hoặc hàng hóa cho bên khác vay, mượn, bên cho vay phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định.
• Giá trị trên hóa đơn: Giá trị ghi trên hóa đơn là giá trị của hàng hóa tại thời điểm cho vay, mượn, làm cơ sở để theo dõi, hạch toán và xác định nghĩa vụ thuế.
• Kê khai thuế: Bên cho vay phải thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT đầu ra đối với hóa đơn xuất cho mượn hàng hóa theo mức thuế suất quy định đối với loại hàng hóa đó.

2. Nguyên tắc lập hóa đơn khi hoàn trả hàng hóa vay mượn

Khi đến hạn trả lại hàng hóa đã vay mượn, các bên phải thực hiện thủ tục hoàn trả và lập hóa đơn tương ứng:

• Nghĩa vụ lập hóa đơn của bên đi vay: Khi hoàn trả lại hàng hóa đã vay, mượn cho bên cho vay, bên đi vay (bên trả hàng) phải lập hóa đơn giao cho bên cho vay (bên nhận lại hàng).
• Đồng nhất về số lượng và chủng loại: Hàng hóa hoàn trả phải tương đương về số lượng, chủng loại và chất lượng so với hàng hóa đã vay mượn ban đầu. Giá trị trên hóa đơn hoàn trả được xác định tương đương với giá trị hàng hóa khi đi vay.
• Kê khai thuế đối ứng: Bên đi vay kê khai thuế GTGT đầu ra đối với hóa đơn trả hàng, đồng thời bên cho vay được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định.

3. Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ

Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trước cơ quan thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Hợp đồng vay mượn rõ ràng: Hoạt động vay mượn hàng hóa phải được thể hiện bằng hợp đồng kinh tế hoặc văn bản thỏa thuận rõ ràng, trong đó quy định cụ thể về thời hạn vay mượn, số lượng, chất lượng, giá trị hàng hóa và phương thức hoàn trả.
• Chứng từ kèm theo đầy đủ: Ngoài hóa đơn, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa và các chứng từ vận chuyển liên quan để chứng minh tính thực tế của giao dịch vay mượn.
• Xử lý chênh lệch giá trị (nếu có): Trường hợp khi trả hàng có phát sinh chênh lệch về giá trị hoặc chất lượng hàng hóa dẫn đến việc thanh toán thêm tiền, các bên phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn bổ sung cho phần chênh lệch đó theo đúng quy định pháp luật về thuế.