Giới thiệu về Công văn 13421/CT-TTHT năm 2020

Công văn 13421/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài trong bối cảnh phòng chống dịch bệnh. Văn bản tập trung làm rõ việc xác định nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản chi phí cách ly y tế, chi phí xét nghiệm Covid-19 và tiền vé máy bay do doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động.

Chính sách thuế TNCN đối với chi phí cách ly y tế và xét nghiệm Covid-19

Theo hướng dẫn tại Công văn 13421/CT-TTHT, việc xác định các khoản chi phí cách ly và xét nghiệm có tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động hay không được quy định cụ thể như sau:

• Trường hợp tính vào thu nhập chịu thuế: Các khoản chi phí cách ly tại khách sạn, chi phí đưa đón từ sân bay đến nơi cách ly và chi phí xét nghiệm Covid-19 do doanh nghiệp chi trả hộ hoặc thanh toán thay cho người lao động nước ngoài khi nhập cảnh vào Việt Nam được coi là lợi ích cá nhân. Do đó, các khoản chi này phải được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động để tính và khấu trừ thuế theo quy định.
• Nguyên tắc xác định: Khoản lợi ích nhận được dưới mọi hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền do người sử dụng lao động trả thay cho người lao động đều thuộc diện chịu thuế TNCN, trừ các khoản loại trừ cụ thể theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.

Chính sách thuế TNCN đối với chi phí vé máy bay cho người lao động nước ngoài

Đối với khoản chi phí vé máy bay do doanh nghiệp chi trả cho người lao động nước ngoài sang Việt Nam làm việc, Công văn đưa ra hướng dẫn phân loại cụ thể:

• Chi phí vé máy bay khi tuyển dụng ban đầu: Khoản tiền vé máy bay do doanh nghiệp chi trả để đưa người lao động nước ngoài đến Việt Nam nhận việc lần đầu tiên (khi bắt đầu thực hiện hợp đồng lao động) không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Chi phí vé máy bay khứ hồi về phép: Khoản tiền vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động chi trả hộ cho người lao động nước ngoài về phép mỗi năm một lần được miễn thuế TNCN. Quy định này phải được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể. Nếu phát sinh từ lần thứ hai trở đi trong năm hoặc chi trả cho thân nhân của người lao động thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
• Chi phí vé máy bay đi công tác: Trường hợp người lao động đi công tác theo yêu cầu công việc của doanh nghiệp, chi phí vé máy bay do doanh nghiệp chi trả trực tiếp hoặc thanh toán theo quy chế tài chính sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân đó.

Điều kiện để doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Bên cạnh nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động, Công văn cũng gián tiếp làm rõ điều kiện để doanh nghiệp được hạch toán các khoản chi này vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

• Tính chất liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Các khoản chi phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Quy định trong quy chế nội bộ: Các khoản chi trả hộ, chi phúc lợi hoặc chi phí đưa đón, cách ly phải được quy định rõ ràng về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các văn bản sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được chấp nhận là chi phí hợp lý.

Khuyến nghị thực hiện dành cho doanh nghiệp và người lao động

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, các doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rà soát kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng lao động đối với người nước ngoài, bổ sung chi tiết các khoản chi phí hỗ trợ như chi phí cách ly, xét nghiệm, vé máy bay vào quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động tập thể.
• Thực hiện kê khai, khấu trừ thuế TNCN đầy đủ đối với các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền trả thay cho người lao động theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế địa phương tại thời điểm phát sinh chi phí.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của các khoản chi bao gồm: quyết định tiếp nhận lao động, hộ chiếu, visa, vé máy bay, hóa đơn dịch vụ cách ly, hóa đơn xét nghiệm y tế và chứng từ thanh toán tương ứng.